Instrucciones Generales

2026

Instrucciones Generales

para los

Formularios W-3 (PR) y

W-3C (PR)

(General Instructions for

Forms W-3 (PR) and

W-3C (PR))

Transmisión de Comprobantes de Retención y de Comprobantes de Retención

Corregidos

(Transmittal of Withholding Statements and of Corrected Withholding Statements)

Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden

al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de

otra manera.

Contenido

Página

Acontecimientos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Qué Hay de Nuevo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Recordatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

¿Necesita Ayuda? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Cómo Obtener Formularios y Publicaciones . . . . . . . . 3

Instrucciones Generales para los Formularios

W-3 (PR) y W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Instrucciones Específicas para el Formulario

W-3 (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,

W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H

(Formulario 1040) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Situaciones Especiales para el Formulario

W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Instrucciones Específicas para el Formulario

W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Future Developments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

What’s New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Need Help? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

How To Get Forms and Publications . . . . . . . . . . . . . 10

General Instructions for Forms W-3 (PR) and

W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Specific Instructions for Form W-3 (PR) . . . . . . . . . . 12

Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941,

943, 944, and Schedule H (Form 1040) . . . . . . . 12

Special Situations for Form W-3C (PR) . . . . . . . . . . . 13

Specific Instructions for Form W-3C (PR) . . . . . . . . . 13

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos

relacionados con los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) y sus

Feb 25, 2026

instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos

documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR.

Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para

descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones

que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms.

Qué Hay de Nuevo

Cambios conforme a la Public Law 119-21 (Ley Pública

119-21), comúnmente conocida como la One Big Beautiful Bill

Act (Ley de la Bella y Enorme Medida Legislativa u OBBBA).

La Ley Pública 119-21, promulgada el 4 de julio de 2025, contiene

varios elementos nuevos que podrían afectar a los empleadores.

Aumento al límite del ingreso declarado. Para los ingresos

pagados después del año natural 2025, la Ley Pública 119-21

aumentó el límite del ingreso declarado de $600 a $2,000 si no hubo

retención de impuestos federales sobre los ingresos, de impuestos

sobre el Seguro Social, o del impuesto del Medicare. Este límite

será ajustado por inflación cada año natural después de 2026.

Recordatorios

Los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) se han actualizado con

un nuevo número de OMB. Los Formularios W-3 (PR) y

W-3C (PR) se han actualizado para mostrar el nuevo número

1545-0029 de la Office of Management and Budget (Oficina de

Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés).

Además, la corrección actualizada del Formulario W-3C (PR) se

publicó en junio de 2024. El formulario tiene una fecha de revisión

(Rev. 6-2024) a la derecha del texto “W-3C (PR) (en-sp)”. Se

realizaron actualizaciones editoriales para alinear el formulario de

corrección con el Formulario W-3 (PR) actual.

Alivio tributario por desastres. Se les está proveyendo alivio

tributario a personas que han sido afectadas por desastres

recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que

hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre

Español.

Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR. Los

reglamentos redujeron el límite para presentar electrónicamente

ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios

499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus

declaraciones informativas electrónicamente, sume el número de

declaraciones informativas y el número de Formularios 499R-2/

Instructions for Form W-3 (PR) and Form W-3C (PR) (en-sp) (2026) Catalog Number 94969K

Department of the Treasury Internal Revenue Service www.irs.gov

W-2PR que tiene que presentar en un año natural. Si el total es al

menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas

todas electrónicamente. El nuevo umbral de presentación se hizo

efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar

en años naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/

W-2PR del año tributario 2023).

Las declaraciones informativas corregidas se tratan por

separado (vea más adelante) y no se incluyen al calcular el número

de declaraciones informativas descritas anteriormente.

Requisitos para los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Los

reglamentos modificaron los requisitos para la presentación

electrónica del Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir los

Formularios 499R-2/W-2PR presentados originalmente. Estas

reglas modificadas son distintas a las reglas para la presentación

electrónica de las declaraciones originales. Si usted está requerido

a presentar electrónicamente el Formulario 499R-2/W-2PR original,

usted tiene que presentar electrónicamente cualquier Formulario

499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario. Si se le permitió

presentar el Formulario 499R-2/W-2PR original en papel y usted lo

presentó en papel, entonces usted tiene que presentar en papel

cualquier Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario.

Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA. La fecha de

vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y

W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2026 es el

1 de febrero de 2027, sin tomar en cuenta si usted presenta su

formulario en papel o electrónicamente.

Consejo: Hágalo más rápido. Presente electrónicamente los

Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR ante la SSA.

Vea Presentación electrónica (e-file) para más información.

Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará

los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR

bajo las siguientes condiciones:

• El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare

es menor que el total de los salarios y propinas sujetos al impuesto

del Seguro Social;

• El impuesto del Seguro Social es mayor que cero, pero hay cero

salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y

• El impuesto del Medicare es mayor que cero, pero hay un total de

cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.

Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios

499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a

empleadores domésticos se denegarán bajo las siguientes

condiciones:

• El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro

Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la

retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para

un empleado doméstico y

• Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son

menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención

de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un

empleado doméstico.

Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un

informe electrónico de salarios, un mensaje de error alertará al

remitente para que corrija el informe. Si las condiciones descritas

anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel, la

SSA le notificará por correo electrónico o correo postal sobre la

denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se

le pedirá al empleador que corrija el informe y lo envíe nuevamente

a la SSA.

Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended”

(enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.

Si es empleador de empleados domésticos, vea la Publicación

926, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para

empleadores de empleados domésticos).

Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el

impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido a

retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare sobre los

salarios o compensación conforme a la Federal Insurance

2

Contributions Act (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social o

FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso

de $200,000 en un año natural. Se le requiere al empleador

comenzar a retener el Impuesto Adicional del Medicare en el

período de paga en el cual le paga salarios o compensación en

exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicho

impuesto hasta finales del año natural. El Impuesto Adicional del

Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción

correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare.

Todo salario o compensación sujeto al impuesto del Medicare está

sujeto a la retención del Impuesto Adicional del Medicare si es

pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare,

acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.

A menos que se indique de otra manera, las referencias al

impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare.

Servicios para Empresas por Internet (BSO).

Precaución: Los Servicios para Empresas por Internet (BSO)

se han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad

para tener acceso a los Servicios para Empresas por Internet (BSO,

por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales

desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus

credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la

presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y

499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por BSO

sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta.

Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2

semanas para completar el proceso de inscripción. Para más

información, acceda a la página web de la SSA en SSA.gov/

espanol/bso/bso-bienvenido.htm y pulse sobre Servicios de

Inscripción.

La SSA ha mejorado su página web de BSO para facilitar la

navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los

formularios interactivos en línea de la página web de BSO para

completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y

499R-2c/W-2cPR electrónicamente ante la SSA. BSO le permite la

presentación de estos formularios con los gobiernos estatales o

locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus

archivos. BSO genera el Formulario W-3 (PR) automáticamente

según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR.

Además, puede usar BSO para subir archivos de salarios a la SSA,

verificar el estado de informes de salarios que se han presentado

previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes

disponibles a empleadores y negocios. Visite la página de la SSA,

en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información

en español sobre cómo usar BSO para así ahorrarle tiempo a su

organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones

que se usan para informar los salarios, información sobre cómo

verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse

con un representante de servicios al empleador de la SSA y más.

Consejo: Puede ver cómo funciona BSO viendo las guías

disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/bsobienvenido.htm y, bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar...,

seleccione la guía que desee ver.

Información de contacto en el Formulario W-3C (PR). Tiene

que proporcionar el nombre del empleador (o de la persona de

contacto designada por el empleador), el número de teléfono, el

número de fax y la dirección de correo electrónico (email) del

mismo. La SSA le notificará al empleador por medio de correo

electrónico o correo postal si éste tiene que corregir y enviar de

nuevo algún informe relacionado con la información provista en el

Formulario W-3C (PR).

Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares

(MSRRA). Puede ser que se le requiera informar salarios e

impuestos en un formulario distinto al formulario que normalmente

utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la

Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio de Residencia

para Cónyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en inglés) en

una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de

Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes

Estadounidenses.

La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es

miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro de

las Fuerzas Armadas que presta servicio activo de conservar su

residencia o domicilio previo para propósitos tributarios (domicilio

tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está

trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local

donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el

Distrito de Columbia o un territorio estadounidense.

Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero

reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados

conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían

ingresos sujetos a impuestos para propósitos de las tributaciones

puertorriqueñas. Los impuestos federales sobre los ingresos deben

ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales

sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las

autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las

autoridades tributarias estatales, locales o territoriales

estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas

conforme a la MSRRA.

Sin embargo, para cualquier año tributario en que el matrimonio

esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el cónyuge civil

pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas

Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente

donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para

própositos tributarios, independientemente de la fecha en que el

matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas

ocurrió.

En el ejemplo anterior, al cónyuge se le permitiría elegir usar la

misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas o el

puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las

Fuerzas Armadas.

Pagos de indemnización por despido. Los pagos de

indemnización por despido son salarios que están sujetos a los

impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en

el apartado 15 de la Publicación 15, los pagos de indemnización por

despido también están sujetos al impuesto conforme a la Federal

Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el

Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).

Información sobre las obligaciones tributarias estatales para

empleadores. Si es un empleador de Puerto Rico, comuníquese

con el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico

enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado

de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando

la opción 5. Puede enviar correspondencia a:

Departamento de Hacienda de Puerto Rico

P.O. Box 9024140

San Juan, PR 00902-4140

Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda

más cercano, visite Hacienda.pr.gov y pulse sobre el enlace

Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?

Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas sobre

cómo inscribirse o usar BSO, llame al 800-772-6270 (o al

800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para

hablar con un técnico de información para empleadores en la SSA.

Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30

p.m., horario del Este. También puede escribir a

employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta

problemas usando cualquiera de los servicios de BSO, llame al

888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de

sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con

el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los

servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) para

Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un número libre de

cargos).

Información del impuesto sobre la nómina. Información

detallada del impuesto sobre la nómina se encuentra en los

siguientes productos:

• Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores;

• Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía

tributaria suplementaria para empleadores);

• Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía

tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias);

• Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía

tributaria para empleadores de empleados domésticos); y

• Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de

Empleados Domésticos (y sus instrucciones).

También puede obtener más información sobre los impuestos

sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a IRS.gov/

EmploymentTaxes.

Cómo Obtener Formularios y

Publicaciones

Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la

semana, las 24 horas al día, para:

• Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y

publicaciones tributarias;

• Buscar información en línea para sus preguntas sobre impuestos;

• Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con

frecuencia;

• Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;

• Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Impuestos

Internos) que se han publicado en años recientes;

• Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre

impuestos por medio de correo electrónico; y

• Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre los

impuestos sobre la nómina y otra información tributaria para los

residentes de Puerto Rico. Si desea información sobre estos temas,

visite IRS.gov/TemasTributarios. Busque los temas de la serie “900”,

los cuales proveen información para residentes de Puerto Rico.

Usted puede solicitar formularios, instrucciones y publicaciones

en IRS.gov/OrderForms pulsando sobre Español. Para cualquier

otra información tributaria, acceda a IRS.gov/Help/Tax-LawQuestions.

Precaución: No puede presentar Formularios W-3 (PR) ni

W-3C (PR) que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta

solamente informes presentados electrónicamente y las versiones

oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) de los

Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Si desea información sobre la

presentación electrónica, vea Presentación electrónica (e-file), más

adelante.

En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de

Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) ubicados

en las siguientes direcciones:

City View Plaza II Bldg.

48 Carr. 165 Km. 1.2

Guaynabo, PR 00968-8000

DASE Building

Los Frailes Industrial Park

Ave Esmeralda Calle C #475

Guaynabo, PR 00969

Boulevard del Río Plaza

3 Nicanor Vázquez Suite 220

Humacao, PR 00791

Medical Emporium II

1st Floor Suite A-15

349 Avenida Hostos

Mayagüez, PR 00680

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

3

Plaza del Caribe

2050 Ponce Bypass #312

Ponce, PR 00716-1921

Para hacer cita en cualquiera de las oficinas, puede llamar al

844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a viernes de

8:30 a.m. a 4:30 p.m. Para más información sobre cómo prepararse

para su cita y obtener ayuda en persona, puede acceder a

IRS.gov/es/Help/Contact-Your-Local-IRS-Office. También puede

acceder a Apps.IRS.gov/App/Office-Locator para localizar la oficina

más cercana a usted.

Instrucciones Generales para los

Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR)

Propósito de los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Se usa el

Formulario W-3 (PR), Transmisión de Comprobantes de Retención,

para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR, Comprobante de

Retención, a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario

W-3 (PR) para el año correcto y de guardar una copia del Formulario

W-3 (PR) en sus archivos.

Use el Formulario W-3C (PR), Transmisión de Comprobantes de

Retención Corregidos, para transmitir uno o más Formularios

499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, a la

SSA aun cuando presente el Formulario 499R-2c/W-2cPR

únicamente para corregir el nombre o número de Seguro Social

(SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.

Los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) no se usan para cumplir

con los requisitos de presentación ante el Departamento de

Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para más información sobre

los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda

del Gobierno de Puerto Rico, visite Hacienda.pr.gov.

Precaución: No use estos formularios para declarar salarios

sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si

declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2, Wage and

Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos),

y el Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements

(Transmisión de comprobantes de salarios y retención de

impuestos), para declarar la retención de impuestos federales sobre

los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la nómina

correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and

W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para

más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a impuestos

federales sobre los ingresos.

Quién tiene que presentar los Formularios W-3 (PR) y

W-3C (PR). Los empleadores y otros pagadores tienen que

presentar el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios

499R-2/W-2PR, y el Formulario W-3C (PR) para transmitir

Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA.

Empleador de empleados domésticos. Tiene que presentar

un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/

W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro

Doméstico en el encasillado a del Formulario W-3 (PR). Para más

información, vea el Anexo H (Formulario 1040) y sus instrucciones

por separado. Tiene que tener un número de identificación del

empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Vea Encasillado c:

Número de identificación del empleador (EIN), más adelante.

Quién puede firmar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Por

lo general, los empleadores tienen que firmar los Formularios

W-3 (PR) y W-3C (PR). Sin embargo, un transmisor o remitente

(incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un

agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar los

Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) (o usar su número de

identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) en las

presentaciones electrónicas) en nombre del empleador o del

pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:

• Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya

sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

4

• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los

Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que se presentan en papel).

Precaución: El usar un agente declarante u otro tercero proveedor

de servicio de nómina no exime al empleador de su responsabilidad

de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a

los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR)

sean presentados ante la SSA correctamente y a tiempo.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es

responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento

un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios

499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que

resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de

que el nombre y el EIN del pagador sean los mismos que aparecen

en el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal

TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaración del

Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados

Agropecuarios; el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal

ANUAL del Empleador; o en el Anexo H (Formulario 1040),

Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos,

presentados por el empleador o en nombre del empleador.

Firma. Firme y feche este formulario e incluya también su cargo.

Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona de

contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar, en los

encasillados que piden la información de la persona de contacto.

También incluya el número de teléfono del empleador, el número de

fax del empleador y la dirección de email del empleador para recibir

correo electrónico (si la tiene).

Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3 (PR). Si

presenta por medio de papel o electrónicamente, tiene que

presentar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR)

a más tardar el 1 de febrero de 2027 ante la SSA. Quizás tenga que

pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente

fuera de plazo.

Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda del Gobierno de

Puerto Rico para obtener las fechas de presentación de las

declaraciones informativas puertorriqueñas.

Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3C (PR).

Presente el Formulario W-3C (PR) lo antes posible después de

haber descubierto un error. Además, provéale a sus empleados

copias del Formulario 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.

Adónde enviar Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) en papel. Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página

entera del Formulario W-3 (PR) a:

Si envía su Formulario W-3 (PR) a

través de...

Entonces envíelo a la siguiente

dirección:

Correo regular

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Correo certificado

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0002

Un servicio de entrega privado

aprobado por el IRS

Social Security Administration

Direct Operations Center

Attn: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Consejo: Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de

entrega privados aprobados por el IRS.

Adónde enviar Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) en

papel. Si usa el Servicio Postal de los EE. UU. (USPS, por sus

siglas en inglés) (que no sea correo certificado), envíe todos los

Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

Social Security Administration

Direct Operations Center

P.O. Box 3333

Wilkes-Barre, PA 18767-3333

Si usa un servicio de entrega privado aprobado por el IRS o

correo certificado a través del USPS, envíe sus Formularios

499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:

Social Security Administration

Direct Operations Center

Attn: W-2c PR Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Precaución: No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases

de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/

W-2cPR, ni los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que envíe a

la SSA. Los formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo,

el Formulario 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos

formularios se tienen que enviar al IRS.

Precaución: Si tiene que presentar 10 o más declaraciones

informativas en un año natural ante la SSA, incluyendo los

Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR, tiene que

presentarlas usando medios electrónicos. Vea Presentación

electrónica (e-file), más adelante.

Cómo enviar formularios. Prepare y presente los Formularios

499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o

en orden numérico por el SSN del empleado. No use cinta adhesiva

ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) Formulario(s)

499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los Formularios 499R-2/

W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.

Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una

clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, agrupe

todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase con un

Formulario W-3 (PR) por separado para cada misma clase y

envíelos en grupos separados. No imprima los Formularios

499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir en ambas caras

del papel.

Cómo se presenta el Formulario W-3C (PR). Si presenta el

Formulario W-3C (PR) en papel, trate de escribir a máquina todos

los datos y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente

legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario, escriba

todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente Courier de

tamaño 12, si es posible.

Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las

cantidades en cuestión es cero, anote “-0-”. No deje en blanco el

encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas

(disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3C (PR).

Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos

los empleadores presentar electrónicamente. La presentación

electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la

precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más

declaraciones informativas en un año natural ante la SSA,

incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR,

tiene que presentarlas usando medios electrónicos. Usted puede

incurrir en una multa si no presenta los formularios por medios

electrónicos cuando se requiera que lo haga.

Consejo: Es preferible que presente los formularios ante la SSA

electrónicamente aunque presente menos de 10 Formularios

499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.

Precaución: La Taxpayer First Act of 2019 (Ley del Contribuyente

Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al

Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que

disminuyen el límite de declaraciones presentadas

electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria

9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los

reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de

presentación electrónica para los Formularios 499R-2/W-2PR y los

Formularios 499R-2c/W-2cPR.

La página web de BSO de la SSA hace que la presentación

electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el

Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR) o el Formulario

499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3C (PR).

• Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o

25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR a la vez, puede usar

BSO para crearlos en Internet. BSO le guía sobre el proceso de

cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/

W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA

cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya

transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR a la

SSA antes de imprimir copias para sus empleados. BSO genera el

Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR) automáticamente según los

Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté

transmitiendo.

• Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o

más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de

archivos de salarios de BSO podría ser la mejor opción de

presentación electrónica para su negocio u organización. Para

obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar

esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2

Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para

empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en

SSA.gov/employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones

y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms

W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones

para la presentación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), y

luego seleccione el documento correspondiente. Esta información

también está disponible llamando libre de cargos al Centro de

Servicio para la Declaración de Empleadores al 800-772-6270

(800-325-0778, si es usuario de equipo TTY).

Precaución: Si presenta los formularios por medios

electrónicos, no presente los mismos formularios en papel.

Para más información sobre la presentación electrónica de

Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR), o Formularios

499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3C (PR), ante la SSA, visite la

página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions &

Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la

presentación de Formularios W-2) en SSA.gov/employer.

Precaución: El sistema de presentación electrónica (e-file)

ofrecido por la SSA en su página web de BSO es un sistema

independiente del sistema de presentación electrónica para

empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento

de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para información sobre

los requisitos de presentación electrónica de formularios ante el

Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico, visite

Hacienda.pr.gov.

Exención de presentación electrónica. Si usted tiene el

requisito de presentar electrónicamente, puede solicitar una

exención de presentar declaraciones informativas por medios

electrónicos completando el Formulario 8508, Application for a

Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para

la exención de la presentación de declaraciones informativas por

medios electrónicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo

menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la

presentación del Formulario 499R-2/W-2PR o 45 días antes de la

presentación de su primer Formulario 499R-2c/W-2cPR. Vea el

Formulario 8508 para información sobre la presentación de este

formulario.

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3C (PR) para

enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR o para hacer correcciones a

un Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente ante la SSA. Para

más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando

el Formulario W-3C (PR), vea Instrucciones Específicas para el

Formulario W-3C (PR), más adelante.

Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para

información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación

ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

5

Instrucciones Específicas para el

Formulario W-3 (PR)

Precaución: Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que

proveen exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños

sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales

estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos

sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al

completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos

personales y sobre la nómina.

El Formulario W-3 (PR) es leído por máquinas; por lo tanto,

escriba a máquina, si es posible, o escriba con letra de imprenta

bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3 (PR) junto

con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en

dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto

decimal (00000.00).

Consejo: Las cantidades declaradas en formularios relacionados

con los impuestos sobre la nómina (tales como los Formularios

499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040))

deben coincidir con las cantidades declaradas en los encasillados

pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay diferencias, el IRS y la

SSA podrían comunicarse con usted. Conserve su información de

conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los

Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H

(Formulario 1040), más adelante.

Encasillado a: Clase de Pagador. Marque el recuadro que le

corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de

tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le

corresponden dos o más recuadros (a menos que sea

“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),

envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario

W-3 (PR) por separado.

941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le

corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea

“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).

Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar

este recuadro aunque no esté obligada a presentar el Formulario

941 o el Formulario 944. También marcaría este recuadro si en 2026

notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el

Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para más información

sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las

Instrucciones para el Formulario 944.

943. Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y

presenta el Formulario 943 y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/

W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no

agropecuarios, envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR de éstos

con otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro

correspondiente.

944. Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y

no corresponde otra categoría (a menos que sea “compensación

por enfermedad pagada por un tercero pagador”).

Doméstico. Marque este recuadro si usted es un empleador de

empleados domésticos que envía el (los) Formulario(s) 499R-2/

W-2PR para empleados domésticos y no incluyó los impuestos de

empleados domésticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o

en el Formulario 944.

Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro

si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o

declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un

tercero pagador) que presenta el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR

con compensación declarada en el encasillado 7 (“Sueldos”). No

marque este recuadro si el tercero pagador presenta el (los)

Formulario(s) 499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un

formulario de resumen. Para obtener información sobre cómo se

informa el resumen de compensación por enfermedad de tercero

pagador, vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap

(Resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador).

Vea la Publicación 15-A para más detalles. Si le corresponde más

de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario

941), marque ambos recuadros y presente un solo Formulario

6

W-3 (PR) tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como

para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero

pagador de compensación por enfermedad.

Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de

una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al

impuesto del Medicare.

Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales

completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya

los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

Encasillado c: Número de identificación del empleador (EIN).

Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS.

Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote

tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943 o

944 o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)

(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un

propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado.

Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR),

escriba “Applied for” (Solicitado) en el encasillado c; no escriba su

SSN. Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en

IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o enviando el Formulario SS-4,

Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN), por

correo o por fax al IRS.

Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador. Anote

el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus

Formularios 941, 943 o 944 o en el Anexo H (Formulario 1040)),

número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Encasillado f: Otro número de identificación del empleador

usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un

dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el

año 2026, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del

Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente,

los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el

encasillado f. Si un agente declara en nombre de más de un

empleador, deje el encasillado f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico del empleador. Facilite esta

información para que la pueda usar la SSA. Necesita proveer el

nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera

alguna pregunta con respecto al formulario al momento de

tramitarse. El número de teléfono, el número de fax y la dirección de

correo electrónico (email) que se solicitan son del empleador. La

SSA notificará al empleador por correo electrónico o correo postal

para que corrija y vuelva a presentar los informes a partir de la

información facilitada en el Formulario W-3 (PR).

Precaución: Los proveedores de servicios de nómina deben

anotar la información de su cliente en esos espacios.

Encasillados 1 a 4 y 6 a 16. Anote las cantidades de los totales

correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con

este Formulario W-3 (PR).

Encasillado 13. Además de incluir la retención del impuesto del

Medicare, también incluya en este encasillado la cantidad total de la

retención del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea

más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea

Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas

y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare), disponible

en IRS.gov/ADMTfaqs.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,

W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H

(Formulario 1040)

Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14

de todo Formulario W-3 (PR) para el año 2026 con las cantidades

correspondientes totales para el año indicadas en los Formularios

941 trimestrales o los Formularios 943 y 944 y el Anexo H

(Formulario 1040) anuales. Cuando existen discrepancias entre las

cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y

W-3 (PR) presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943 y 944

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

y el Anexo H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos

que comunicarnos con usted para resolver tales discrepancias.

Precaución: Para reducir las diferencias entre las cantidades

declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los

Formularios 941, 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040):

• Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario

W-3 (PR) sean los totales correspondientes de los Formularios

499R-2/W-2PR.

• Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades

declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades

declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941

trimestrales (o los Formularios 943 o 944 y el Anexo H (Formulario

1040) anuales) en las siguientes partidas:

1. Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y

propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al

impuesto del Seguro Social (encasillados 10, 12a y 14). El

Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en

los Formularios 941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040)

sólo del año actual. Si los ajustes declarados en los Formularios

941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040) incluyen

cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos

ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios

499R-2/W-2PR y W-3 (PR) del año actual.

2. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare

(encasillados 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios

941 trimestrales (o los Formulario 943, 944 o el Anexo H (Formulario

1040) anuales), que incluyen los ajustes del año actual, deben ser

aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el

Formulario W-3 (PR).

Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR,

W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no

concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá

verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en

caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos

formularios.

Situaciones Especiales para el

Formulario W-3C (PR)

Cómo corregir un año incorrecto y/o EIN incorrectamente declarado en el Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR).

Para corregir un año tributario incorrecto y/o un EIN en un

Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR) presentado

anteriormente, tiene que preparar dos juegos (sets) de Formularios

499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR).

• Prepare un Formulario W-3C (PR) junto con el Formulario

499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el Formulario

W-3C (PR), anote el año tributario incorrecto en el encasillado a y el

EIN declarado originalmente en el encasillado h. Anote en los

encasillados bajo “Según se declaró originalmente” las sumas de

dinero declaradas en el Formulario 499R-2/W-2PR original. En los

encasillados bajo “Información correcta”, anote ceros.

• Prepare un segundo Formulario W-3C (PR) junto con un segundo

Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el

Formulario W-3C (PR), anote el año tributario correcto en el

encasillado a, y/o el EIN correcto en el encasillado e. Anote ceros

en los encasillados bajo “Según se declaró originalmente” y anote

las cantidades de dinero correctas en los encasillados bajo

“Información correcta”.

Cómo corregir más de una clase de formulario. Usted tiene que

usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de

formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Formulario 499R-2c/W-2cPR

y Formulario W-3 (PR)) que va a corregir. Además, usted tiene que

usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de

combinación de pagador/empleador que marque en el encasillado f.

Si está corrigiendo más de una clase de formulario, agrupe todos los

formularios de la misma clase de combinaciones de pagador/

empleador y envíelos en grupos separados.

Instrucciones Específicas para el

Formulario W-3C (PR)

Precaución: Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que

proveen exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños

sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales

estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos

sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al

completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos

personales y de impuestos sobre la nómina.

Envíe el Formulario W-3C (PR) con los Formularios 499R-2c/

W-2cPR. No una estos últimos formularios con grapas ni con cinta

adhesiva al Formulario W-3C (PR) ni el uno con el otro, ni los doble

tampoco. Presente un Formulario W-3C (PR) por separado por cada

año tributario, por cada clase de formulario y por cada clase de

pagador en cuestión. (El recuadro Comp. por enferm. de 3ro

pagador no indica que hay una clase aparte de pagador o

empleador). Asegúrese de conservar una copia del Formulario

W-3C (PR) para sus archivos.

En la sección titulada Cambios del Formulario W-3C (PR), sume

las cantidades de cada encasillado y columna de los Formularios

499R-2c/W-2cPR que usted envía.

Encasillado a: Año tributario a corregirse. Anote todos los

cuatro dígitos del año tributario del (de los) Formulario(s)

499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR o W-3 (PR) que desea corregir.

Por ejemplo, anotar “2024” quiere decir que corrige los Formularios

499R-2/W-2PR de 2024. Si anotó “-0-” en el encasillado c (vea más

adelante), la SSA supone que corrige únicamente el Formulario

W-3 (PR).

Encasillado b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del empleador. Éstos deben ser igual a como aparecen en el Formulario

941, Formulario 943, Formulario 944 o en el Anexo H (Formulario

1040). Incluya el número de oficina, habitación u otro tipo de

numeración después de la dirección física. Si el servicio postal no

entrega correspondencia a tal dirección y usa un apartado postal,

incluya el número del mismo en lugar de la dirección física.

Consejo: El IRS no usará el Formulario W-3C (PR) para actualizar

su dirección. Para cambiar su dirección, complete el Formulario

8822, Change of Address (Cambio de dirección), o el Formulario

8822-B, Change of Address or Responsible Party — Business

(Cambio de dirección o de persona responsable

—Negocios).

Encasillado c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR individuales que

presenta con este Formulario W-3C (PR), o anote “-0-” si corrige

únicamente un solo Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente.

Encasillado d: Número del establecimiento. Usted puede usar

este encasillado para identificar individualmente los

establecimientos que tiene en su negocio. Puede presentar un

Formulario W-3C (PR) por separado con el Formulario 499R-2c/

W-2cPR para cada establecimiento en cuestión o puede usar un

solo Formulario W-3C (PR) para todos los Formularios 499R-2c/

W-2cPR. No tiene que llenar este encasillado; es opcional.

Encasillado e: Número de identificación del empleador (EIN).

Anote el número correcto que le asignó el IRS en el formato

siguiente: 00-0000000. Un EIN no puede estar truncado. Vea la

sección 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del

Reglamento. Si va a corregir su EIN, anote el EIN declarado

originalmente en el encasillado h.

Encasillado f: Clase de Pagador. Marque el recuadro

correspondiente. Marque sólo un recuadro. Si su Formulario

W-3 (PR) anterior estaba marcado incorrectamente, informe su

clase de pagador incorrecto en el espacio para anotaciones en el

encasillado 8, Explique aquí toda reducción.

Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este recuadro si

es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o un

empleador que informa pagos de compensación por enfermedad

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

7

hechos por un tercero) y corrige los Formularios 499R-2/W-2PR.

Presente un Formulario W-3C (PR) por separado por cada informe

de un pagador/empleador combinado de compensación por

enfermedad de tercero pagador en el Formulario 499R-2c/W-2cPR.

941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941.

Doméstico. Marque este recuadro si es empleador de

empleados domésticos y va a corregir Formularios 499R-2/W-2PR

que pertenecen a empleados domésticos y usted presenta el Anexo

H (Formulario 1040). Si también tiene que corregir formularios de

empleados no domésticos, complete otro Formulario W-3C (PR).

943 Agropecuario. Marque este recuadro si presenta el

Formulario 943 y está corrigiendo formularios para empleados

agropecuarios. Para corregir formularios de empleados no

agropecuarios, envíe los Formularios 499R2c/W-2cPR con un

Formulario W-3C (PR) por separado marcando con una “X” el

recuadro para el Formulario 941 (en la mayoría de los casos).

944. Marque este recuadro si presenta el Formulario 944.

Empleados del gobierno Medicare. Marque este recuadro si

usted es una agencia gubernamental en los Estados Unidos o

Puerto Rico que tiene empleados que están sujetos únicamente al

impuesto del Medicare.

Sección 218. Marque este recuadro si es un empleador

gubernamental de Puerto Rico o local y va a corregir Formularios

499R-2/W-2PR de 1986 o antes de empleados amparados por la

sección 218 de la Social Security Act (Ley del Seguro Social). El EIN

y PRU (anteriormente anotado en el encasillado g) ya no se tienen

que anotar. El empleo conforme a la sección 218 de la Ley del

Seguro Social ahora se informa usando el EIN federal.

Encasillado g: Para uso interno solamente. Este encasillado ha

sido reservado solamente para uso interno.

Encasillados “h” e “i”. Haga anotaciones en estos encasillados

solamente si el número que anotó en el formulario original no es el

correcto. Los números correctos deben aparecer en los encasillados

d y e. El encasillado j ha sido reservado solamente para uso interno

debido a los cambios explicados anteriormente bajo Encasillado g:

Para uso interno solamente y bajo Sección 218.

Encasillados 1 a 7: Cambios. Anote los totales de estos

encasillados con las mismas partidas de los Formularios

499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los números de

los encasillados de este formulario no coinciden con los del

Formulario 499R-2c/W-2cPR. Complete solamente aquellas

partidas que está corrigiendo. Deje los demás encasillados en

blanco. La información se anota “Según se declaró originalmente” y

como “Información correcta”, tal como se anotó en los Formularios

499R-2c/W-2cPR. Si en alguna línea hay un cambio en las

cantidades y una de ellas es cero, anote “-0-”. No deje la línea en

blanco. No tiene que incluir información en el encasillado 3b. Este

encasillado ha sido reservado para uso futuro.

Encasillado 8: Explique aquí toda reducción. Anote las razones

por todas las reducciones que aparecen en la tercera columna.

También informe aquí toda anotación previa incorrecta del

encasillado f, Clase de Pagador. Incluya (pero no adjunte al

Formulario W-3C (PR)) hojas adicionales para explicar las

reducciones, si corresponde. Anote su nombre y su EIN en todas las

hojas adicionales.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de

Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información en los Formularios W-3 (PR) y

W-3C (PR) para cumplir con las leyes de los Estados Unidos. Usted

está requerido a proveer esta información. La necesitamos para

asegurarnos de que está cumpliendo con estas leyes y para

permitirnos calcular y recaudar la cantidad correcta de impuestos.

La sección 6051 y su reglamentación correspondiente requieren

que usted provea declaraciones de salarios e impuestos a sus

empleados, a la Administración del Seguro Social y al Servicio de

Impuestos Internos. La sección 6109 requiere que provea su

número de identificación del empleador (EIN). Si usted no nos

8

provee esta información de manera oportuna, o si provee

información falsa o fraudulenta, usted puede estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un

formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción

de Trámites), a menos que el mismo muestre un número de control

válido de la Office of Management and Budget (Oficina de

Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los

libros o archivos relacionados con un formulario o sus instrucciones

tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser

utilizado en la administración de toda ley tributaria federal.

Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda

información pertinente son confidenciales, como lo requiere la

sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que

el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se

describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este

formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia

en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito

de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y

los territorios estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación

de sus leyes tributarias. Podemos también divulgar la información

contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado

tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer

cumplir las leyes penales federales no tributarias o a agencias

federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias

federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para completar y presentar los

Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) varía, dependiendo de las

circunstancias individuales. La carga estimada para los

empleadores que presentan los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR)

está aprobada bajo el número de control 1545-0029 de la OMB y

está incluida en las estimaciones presentadas en las instrucciones

de su declaración de impuestos sobre la nómina.

Comentarios. Si desea hacer algún comentario o si tiene alguna

sugerencia que ayude a que estos formularios sean más sencillos,

comuníquese con nosotros. Puede enviar sus comentarios

accediendo a IRS.gov/FormComments. O puede enviar sus

comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and

Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,

Washington, DC 20224. No envíe los Formularios 499R-2/W-2PR,

499R-2c/W-2cPR, W-3 (PR) ni W-3C (PR) a esta dirección. En vez

de eso, vea Adónde enviar formularios en papel, anteriormente.

Future Developments

For the latest information about developments related to Forms

W-3 (PR) and W-3C (PR) and their instructions, such as legislation

enacted after they were published, go to IRS.gov/FormW3PR.

Forms, instructions, and publications in Spanish. To download,

see, or print forms, instructions, and publications available in

Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms.

What’s New

Public Law 119-21, commonly known as the One Big Beautiful

Bill Act, changes. P.L. 119-21, enacted July 4, 2025, contains

several new items that may affect employers.

Wage reporting threshold increased. For wages paid after

calendar year 2025, P.L. 119-21 increases the wage reporting

threshold from $600 to $2,000 if no federal income, social security,

or Medicare tax was withheld. This threshold will be adjusted for

inflation each calendar year after 2026.

Reminders

Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) have been updated for a new

OMB number. Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) have been updated

to show the new OMB number 1545-0029.

In addition, updated correction Form W-3C (PR) was released in

June 2024. The form has a revision date (Rev. 6-2024) to the right of

“W-3C (PR).” Editorial updates were made to align the correction

form with the current Form W-3 (PR).

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR)

Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected

by recent disasters. For more information about disaster relief, go to

IRS.gov/DisasterTaxRelief.

Requirements for Forms 499R-2/W-2PR. The regulations

lowered to 10 the threshold at which you must file certain information

returns electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine

whether you must file information returns electronically, add together

the number of information returns and the number of Forms

499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least

10 returns, you must file them all electronically. The new threshold

became effective for information returns required to be filed in

calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms

499R-2/W-2PR).

Corrected information returns are treated separately and aren’t

included in calculating the number of information returns described

above.

Requirements for Forms 499R-2c/W-2cPR. The regulations

revise the requirements for electronic filing of Form W-2c, including

electronic filing of Form 499R-2c/W-2cPR, to correct originally filed

Forms 499R-2/W-2PR. These revised rules are different from the

rules for electronically filing the original forms. If you were required to

electronically file the original Form 499R-2/W-2PR, you must

electronically file any Form 499R-2c/W-2cPR correcting that form. If

the original Form 499R-2/W-2PR was permitted to be filed on paper

and you filed on paper, then you must file on paper any Form

499R-2c/W-2cPR correcting that form.

Due date for filing with the SSA. The due date for filing 2026

Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the SSA is February 1,

2027, whether you file using paper forms or electronically.

Tip: Get it done faster. E-file your Forms 499R-2/W-2PR and

499R-2c/W-2cPR with the SSA. See Electronic filing (e-file), later.

Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form

499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the

following conditions.

• Medicare wages and tips are less than the sum of social security

wages and social security tips;

• Social security tax is greater than zero, but social security wages

and social security tips are equal to zero; and

• Medicare tax is greater than zero, but Medicare wages and tips

are equal to zero.

Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR

electronic and paper wage reports for household employers will be

rejected under the following conditions.

• The sum of social security wages and social security tips is less

than the minimum yearly earnings subject to social security and

Medicare tax withholding for a household employee, and

• Medicare wages and tips are less than the minimum yearly

earnings subject to social security and Medicare tax withholding for

a household employee.

If the above conditions occur in an electronic wage report, an

error message will alert the submitter to correct the report. If the

above conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify

the employer by email or postal mail to correct the report and

resubmit it to the SSA.

Note: Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted

reports.

Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax

Guide.

Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax

at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional

Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)

wages or compensation it pays to an employee in excess of

$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin

withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it

pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee

and continue to withhold it until the end of the calendar year.

Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is

no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and

compensation that are subject to Medicare tax are subject to

Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the

$200,000 withholding threshold.

For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/

ADMTfaqs.

Unless otherwise noted, references to Medicare tax include

Additional Medicare Tax.

Business Services Online (BSO).

Caution: Business Services Online (BSO) has been updated.

Additional levels of security are now required to access BSO

employer services. If you haven’t updated your credentials since

March 25, 2023, you’ll need to update your credentials as soon as

possible in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/

W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services

provided by BSO without having the new credentials and

authentications for your account. New and current users should

allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more

information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso.

The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier

to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create,

save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to

the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or

local governments, distribute to your employees, and keep for your

records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on

your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage

files to the SSA, check on the status of previously submitted wage

reports, and take advantage of other convenient services for

employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing

Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more

information about using BSO to save time for your organization. Here

you’ll also find forms and publications used for wage reporting,

information about verifying employee social security numbers online,

how to reach an SSA employer services representative, and more.

Tip: Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to SSA.gov/

employer/bsotut.htm.

Contact information in Form W-3C (PR). Provide the employer’s

name (or the name of the employer’s contact person), phone

number, fax number, and email address. The SSA will notify the

employer by email or postal mail to correct and resubmit reports

from the information provided on Form W-3C (PR).

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be

required to report wages and taxes on a form different from the form

you generally use if an employee claims residence or domicile under

MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the

District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the

Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin

Islands.

Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember

(civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax

purposes (tax residence) when accompanying the servicemember

spouse, who is relocating under military orders, to a new military

duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a

U.S. territory.

For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but

properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,

their income from services wouldn’t be taxable income for Puerto

Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and

remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be

withheld and remitted to state and local tax authorities. You should

consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding

your withholding obligations under MSRRA.

However, for any tax year of the marriage, the servicemember

and the civilian spouse may elect to use the residence of the

servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty

station of the servicemember for purposes of taxation, regardless of

the date on which the marriage of the spouse and the

servicemember occurred.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

9

In the previous example, the spouse would be allowed to elect to

use the same residence as, or the permanent duty station of, the

servicemember.

Severance payments. Severance payments are wages subject to

social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.

15, severance payments are also subject to Federal Unemployment

Tax Act (FUTA) tax.

Information about state tax requirements for employers. If

you’re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico

Department of the Treasury (Departamento de Hacienda del

Gobierno de Puerto Rico) by sending a message through your

account in the Sistema Unificado de Rentas Internas (Internal

Revenue Unified System (SURI)) or by calling 787-622-0123 and

choosing option 5. Send any correspondence to:

Puerto Rico Department of the Treasury

P.O. Box 9024140

San Juan, PR 00902-4140

To locate your local Centro de Servicio al Contribuyente de

Hacienda (Hacienda Taxpayer Service Center), go to

Hacienda.pr.gov and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?

Help with e-filing. If you have questions about how to register or

use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to

speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours

of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m.,

Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for

assistance. If you experience problems using any of the services

within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems

operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s

Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call

212-264-3455 (not a toll-free number).

Employment tax information. Detailed employment tax

information is given in:

• Pub. 15, Employer’s Tax Guide;

• Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;

• Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;

• Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide; and

• Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, and its

instructions.

You can also obtain more information on employment taxes by

calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

How To Get Forms and Publications

Internet. You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week,

to:

• Download, view, and order tax forms, instructions, and

publications;

• Research your tax questions online;

• See answers to frequently asked tax questions;

• Search publications online by topic or keyword;

• View Internal Revenue Bulletins published in the last few years;

• Sign up to receive local and national tax news by email; and

• View Tax Topics that provide you information on federal and other

tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these

topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for “900” series topics, which

provide information for residents of Puerto Rico.

You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/

OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/TaxLaw-Questions.

Caution: Don’t file Forms W-3 (PR) or W-3C (PR) printed from

IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the

official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form

W-3 (PR) and W-3C (PR). For information about electronic filing, see

Electronic filing (e-file), later.

10

Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer

Assistance Centers (TACs) in the following locations:

City View Plaza II Bldg.

48 Carr. 165 Km. 1.2

Guaynabo, PR 00968-8000

DASE Building

Los Frailes Industrial Park

Ave Esmeralda Calle C #475

Guaynabo, PR 00969

Boulevard del Río Plaza

3 Nicanor Vázquez Suite 220

Humacao, PR 00791

Medical Emporium II

1st Floor Suite A-15

349 Avenida Hostos

Mayagüez, PR 00680

Plaza del Caribe

2050 Ponce Bypass #312

Ponce, PR 00716-1921

To make an appointment in any of the above locations, you may call

844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday

from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. For more information about how to

prepare for your in-person appointment, you may access IRS.gov/

Help/Contact-Your-Local-IRS-Office. You may also access

Apps.IRS.gov/App/Office-Locator to find the closest office near you.

General Instructions for Forms

W-3 (PR) and W-3C (PR)

Purpose of Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Use Form

W-3 (PR), Transmittal of Withholding Statements, to transmit

Form(s) 499R-2/W-2PR, Withholding Statement, to the SSA. Be

sure to use Form W-3 (PR) for the correct year and also keep a copy

of Form W-3 (PR) for your records.

Use Form W-3C (PR), Transmittal of Corrected Withholding

Statements, to transmit one or more Form 499R-2c/W-2cPR,

Corrected Withholding Statement, to the SSA even if you are only

filing Form 499R-2c/W-2cPR to correct an employee’s name or

social security number (SSN).

Form W-3 (PR) and W-3C (PR) aren’t used for meeting the filing

requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For

more information on these requirements, go to Hacienda.pr.gov.

Caution: Don’t use these forms to report wages subject to U.S.

income tax withholding. If you report this type of wages, use Form

W-2, Wage and Tax Statement, and Form W-3, Transmittal of Wage

and Tax Statements, to report U.S. income tax withheld as well as

any other applicable employment taxes. See the General

Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to

report income subject to U.S. income taxes.

Who must file Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Employers and

other payers must file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/

W-2PR and Form W-3C (PR) to transmit Forms 499R-2c/W-2cPR to

the SSA.

Household employers. You must file a Form W-3 (PR) even if

filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.

On Form W-3 (PR), check the “Household” box in box a. For more

information, see Schedule H (Form 1040) and its separate

instructions. You must have an EIN. See Box c: Employer

identification number (EIN), later.

Who may sign Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Employers

generally must sign Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). However, a

transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent,

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

paying agent, or disbursing agent) may sign Forms W-3 (PR) and

W-3C (PR) (or use its personal identification number (PIN) on

electronic filings) for the employer or payer only if the sender

satisfies both of the following.

• It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral,

written, or implied) that’s valid under state law, and

• It writes “For (name of payer)” next to the signature (for Form(s)

W-3 (PR) and W-3C (PR) that are filed on paper only).

Caution: Use of a reporting agent or other third-party payroll

service provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to

ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and

that Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) are filed with the SSA,

correctly and on time.

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still

responsible for filing with the SSA, when due, a correct and

complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is

subject to any penalties that result from not complying with these

requirements. Be sure that the payer’s name and EIN are the same

as those used on Form 941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax

Return; Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for

Agricultural Employees; Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax

Return; or Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes,

filed by or for the employer.

Signature. Sign and date the form and enter your title. In the boxes

for the contact person information, enter the name of the employer’s

contact person and the employer’s telephone number, employer’s

fax number, and employer’s email address (if available).

When to file Form W-3 (PR). Regarless of whether you file on

paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with

Form W-3 (PR) with the SSA by February 1, 2027. You may owe a

penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Note: Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain

the filing dates for Puerto Rican information returns.

When to file Form W-3C (PR). File Form W-3C (PR) as soon as

possible after you discover an error. Also, provide copies of Form

499R-2c/W-2cPR to your employees as soon as possible.

Where to file paper Forms 499R-2/W-2PR and Form W-3 (PR).

Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3 (PR)

to:

If you mail Form W-3 (PR) using...

Then use the following address:

Regular mail

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Certified mail

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0002

An IRS-approved private delivery

service

Social Security Administration

Direct Operations Center

Attn: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Tip: Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery

services.

Where to file paper Forms 499R-2c/W-2cPR and Form

W-3C (PR). If you use the U.S. Postal Service (USPS) (other than

Certified mail), send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to:

Social Security Administration

Direct Operations Center

P.O. Box 3333

Wilkes-Barre, PA 18767-3333

If you use an IRS-approved private delivery service or Certified

mail through the USPS, send Forms 499R-2c/W-2cPR and

W-3C (PR) to:

Social Security Administration

Direct Operations Center

Attn: W-2c PR Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Caution: Don’t send cash, checks, money orders, or other

forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR,

W-3 (PR) and W-3C (PR) that you submit to the SSA.

Employment tax forms (for example, Form 941, 943, or 944) and

remittances must be sent to the IRS.

Caution: If you are required to file 10 or more information returns in

a calendar year with the SSA, including Forms 499R-2/W-2PR and

499R-2c/W-2cPR, you must e-file them. See Electronic filing (e-file),

later.

Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR

either alphabetically by employees’ last names or numerically by

employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form

W-3 (PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to

each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in

a standard envelope. If you file more than one type of employment

tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a

separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in

separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a

double-sided printer setting.

How to file Form W-3C (PR). If you file Form W-3C (PR) on paper,

type all entries using dark or black ink in 12-point Courier font, if

possible, and make sure all copies are legible.

If any item shows a dollar change and one of the amounts is zero,

enter -0-. Don’t leave the box blank. Show negative amounts

(decreases) in the third column of Form W-3C (PR) in parentheses.

Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to

e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure

accuracy. If you are required to file 10 or more information returns in

a calendar year with the SSA, including Forms 499R-2/W-2PR and

499R-2c/W-2cPR, you must e-file them. You may incur a penalty if

you fail to e-file when required.

Tip: You are encouraged to file electronically with the SSA even

though you file fewer than 10 Forms 499R-2/W-2PR and

499R-2c/W-2cPR.

Caution: The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019,

authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue

regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing.

Treasury Decision 9972, published February 23, 2023, amended

Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules

for Forms 499R-2/W-2PR and Forms 499R-2c/W-2cPR.

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two

ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR), or

Form 499R-2c/W-2cPR and Form W-3C (PR).

• If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or

fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create

them online. BSO guides you through the process of creating Forms

499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and

submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to

wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/

W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO

generates Form W-3 (PR) or W-3C (PR) automatically based on

your Form 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.

• If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more

than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature might

be the best e-filing method for your business or organization. To

obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing

Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select

Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

11

W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the

appropriate document. This information is also available by calling

the SSA’s Business Services Branch at 800-772-6270

(800-325-0778 (TTY)) (toll free).

Caution: If you file electronically, don’t file the same

information returns using paper forms.

For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR

and Forms W-3 (PR) or Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms

W-3C (PR) with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2 Filing

Instructions & Information website at SSA.gov/employer.

Caution: The SSA’s BSO e-filing system (see Electronic filing

(e-file), earlier), is an independent system from the electronic filing

program offered by the Puerto Rico Department of the Treasury for

employers and withholding agents. For more information on the filing

requirements for using the Puerto Rico Department of the Treasury’s

electronic filing system, visit Hacienda.pr.gov.

Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request

a waiver from this requirement by filing Form 8508, Application for a

Waiver from Electronic Filing of Information Returns. Submit Form

8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form

499R-2/W-2PR, or 45 days before you file your first Form

499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for information about filing this

form.

944. Check this box if you file Form 944 and no other category

(except “third-party sick pay”) applies.

Household. Check this box if you’re a household employer

sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you

didn’t include the household employee’s taxes on Form 941, 943, or

944.

Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick

pay payer (or are reporting sick pay payments made by a third party)

filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in

box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party payer is filing

Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap form. See

Form 8922, Third-Party Sick Pay Recap, for third-party sick pay

recap reporting. See Pub. 15-A for more details. If more than one

box applies (for example, this box and the Form 941 box), check

both boxes and file a single Form W-3 (PR) for the regular and

third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.

Medicare employees only. Check this box if you’re a

government agency with employees subject only to Medicare tax.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter

the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re

sending with this Form W-3 (PR). Don’t count voided Forms

499R-2/W-2PR.

Making corrections. Use Form W-3C (PR) to transmit Form(s)

499R-2c/W-2cPR, or to make corrections to a previously filed Form

W-3 (PR) with the SSA. For more details on how to correct a Form

W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the Specific Instructions for

Form W-3C (PR), later.

See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more

information on how to meet the filing requirements with the Puerto

Rico Department of the Treasury.

Box c: Employer identification number (EIN). Enter the

nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be

formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same

number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form

1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and

301.6109-4(b)(2)(iv). Don’t use a prior owner’s EIN. Do not truncate

your EIN.

If you don’t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter

“Applied for” in box c, not your SSN. You can get an EIN by applying

online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application

for Employer Identification Number, to the IRS.

Specific Instructions for Form

W-3 (PR)

Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the

employer’s name (same name as shown on your Form 941, 943,

944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP

code.

Caution: Certain laws enacted in Puerto Rico that provide

exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply for

purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal

employment taxes. These exemptions can’t be considered when

completing U.S. federal individual and employment tax returns.

Form W-3 (PR) is read by machines, so type entries, if possible,

or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3 (PR)

with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the

dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point

(00000.00).

Tip: Amounts reported on related employment forms (for example,

Form 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040))

should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of

Form W-3 (PR). If there are any differences, you may be contacted

by the IRS and the SSA. Retain your reconciliation information for

future reference. See Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR),

941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040), later.

Box a: Kind of Payer. Check the box that applies to you. Check

only one box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If

more than one box applies (except for “third-party sick pay”), send

each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR).

941. Check this box if you file Form 941 and no other category

(except “third-party sick pay”) applies. A church or church

organization should check this box even if it isn’t required to file Form

941 or Form 944. You would also check this box if in 2026 you timely

notify the IRS of filing Form 941 for the first time instead of Form 944.

For more information in regard to this, refer to the Instructions for

Form 941 or the Instructions for Form 944.

943. Check this box if you’re an agricultural employer and file

Form 943 and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural

employees. For nonagricultural employees, send their Form(s)

499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR), checking the

appropriate box.

12

Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN

(including a prior owner’s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted

for 2026 that’s different from the EIN reported in box c on Form

W-3 (PR), enter the other EIN used. Agents generally report the

employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one

employer, leave box f blank.

Employer’s contact person, telephone number, fax number,

and email address. Include this information for use by the SSA.

The name of a contact person must be provided in case there are

any questions in regard to the form during processing. The

employer’s phone number, fax number, and email address need to

be provided. The SSA will notify the employer by email or postal mail

to correct and resubmit reports from the information provided on

Form W-3 (PR).

Caution: Payroll service providers need to enter their client’s

information for these fields.

Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding

totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form

W-3 (PR).

Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this

box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For

more information about Additional Medicare Tax, go to Questions

and Answers for the Additional Medicare Tax, available at IRS.gov/

ADMTfaqs.

Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR),

941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all

2026 Forms W-3 (PR) with their respective amounts from the yearly

totals of the quarterly Forms 941, or annual Forms 943, 944, and

Schedule H (Form 1040). When there are discrepancies between

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) filed

with the SSA and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form

1040) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the

discrepancies.

W-3C (PR) for each tax year, for each type of form, and for each kind

of payer. (The “3rd-party sick pay” indicator box doesn’t designate a

separate kind of payer or employer.) Make a copy of Form

W-3C (PR) for your records.

Caution: To reduce the discrepancies between amounts

reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR), and Forms

941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040):

• Be sure that the amounts on Form W-3 (PR) are the total amounts

from Form(s) 499R-2/W-2PR.

• Reconcile Form W-3 (PR) with your four quarterly Forms 941 (or

annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040)) by comparing

amounts reported for:

1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social

security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3 (PR) should include

Form 941 or Forms 943, 944, or Schedule H (Form 1040)

adjustments only for the current year. You can’t report the

current-year Form W-3 (PR) adjustments from Forms 941, 943, 944,

or Schedule H (Form 1040) that include adjustment amounts for a

prior year.

2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The

amounts shown on the four quarterly Forms 941 (or annual Form

943, Form 944, or Schedule H (Form 1040)), including current-year

adjustments, should be approximately twice the amounts shown on

Form W-3 (PR).

In the Changes section of Form W-3C (PR), total the amounts

from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that you

are sending.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941,

943, 944, or Schedule H (Form 1040) may not match for valid

reasons. If the amounts don’t match, you should verify that the

reasons are valid. Retain your reconciliation in case you receive

inquiries from the IRS or the SSA.

Special Situations for Form

W-3C (PR)

Correcting an incorrect tax year and/or EIN incorrectly reported on Form 499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR). To correct an

incorrect tax year and/or EIN on a previously submitted Form

499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR), you must prepare two sets of

Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR).

• Prepare one Form W-3C (PR) along with a Form 499R-2c/

W-2cPR for each affected employee. On Form W-3C (PR), enter the

incorrect tax year in box a, and the incorrect EIN originally reported

in box h. Enter in the “Previously reported” boxes, the money

amounts that were on the original Form 499R-2/W-2PR. In the

“Correct information” boxes, enter zeros.

• Prepare a second Form W-3C (PR) along with a second Form

499R-2c/W-2cPR for each affected employee. On Form W-3C (PR),

enter the correct tax year in box a and/or the correct EIN in box e.

Enter zeros in the “Previously reported” boxes, and enter the correct

money amounts in the “Correct information” boxes.

Correcting more than one kind of form. You must use a separate

Form W-3C (PR) for each type of form (Form 499R-2/W-2PR, Form

499R-2c/W-2cPR, or Form W-3 (PR)) being corrected. You must

also use a separate Form W-3C (PR) for each kind of payer/

employer combination in box f. If you’re correcting more than one

kind of form, group forms of the same kind of payer/employer

combination, and send them in separate groups.

Specific Instructions for Form

W-3C (PR)

Caution: Certain laws enacted in Puerto Rico that provide

exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply for

purposes of U.S. federal income tax nor for U.S. federal employment

taxes. These exemptions can’t be considered when completing U.S.

federal individual and employment tax returns.

Send Form W-3C (PR) with Form(s) 499R-2c/W-2cPR. Don’t

staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR to Form W-3C (PR) or to

each other, nor fold Form W-3C (PR). File a separate Form

Box a: Tax year being corrected. Enter all four digits of the tax

year of Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, or W-3 (PR) that

you’re correcting. For example, entering “2024” indicates that you’re

correcting 2024 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered -0- in box c

(see below), the SSA assumes that you’re only correcting Form

W-3 (PR).

Box b: Employer’s name, address, and ZIP code. This entry

should be the same as shown on your Form 941, Form 943, Form

944, or Schedule H (Form 1040). Include the suite, room, or other

unit number after the street address. If the post office doesn’t deliver

mail to the street address and you use a P.O. box, show the P.O. box

instead of the street address.

Tip: The IRS won’t use Form W-3C (PR) to update your address of

record. If you wish to change your address, file Form 8822, Change

of Address; or Form 8822-B, Change of Address or Responsible

Party — Business.

Box c: Total number of attached Forms 499R-2c/W-2cPR. Enter

the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with this Form

W-3C (PR); enter -0- if you’re only correcting a previously filed Form

W-3 (PR).

Box d: Establishment number. You may use this box to identify

separate establishments in your business. You may file a separate

Form W-3C (PR) with Forms 499R-2c/W-2cPR for each

establishment, or you may use a single Form W-3C (PR) for all

Forms 499R-2c/W-2cPR. You don’t have to complete this item; it’s

optional.

Box e: Employer identification number (EIN). Enter the correct

number assigned to you by the IRS in the following format:

00-0000000. See Regulations section 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and

301.6109-4(b)(2)(iv). Do not truncate your EIN. If you’re correcting

your EIN, enter the originally reported federal EIN you used in box h.

Box f: Kind of Payer. Check the box that applies to you. Check

only one box. If your previous Form W-3 (PR) was checked

incorrectly, report your prior incorrect payer type in the entry space in

box 8, “Explain decreases here.”

3rd-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick pay

payer (or an employer reporting sick pay payments made by a third

party) and are correcting Forms 499R-2/W-2PR. File a separate

Form W-3C (PR) for each payer/employer combination reporting

third-party sick pay on Form 499R-2c/W-2cPR.

941. Check this box if you file Form 941.

Household. Check this box if you’re a household employer

correcting Forms 499R-2/W-2PR for household employees and you

filed Schedule H (Form 1040). If you also have to correct forms of

employees who aren’t household employees, complete a separate

Form W-3C (PR).

943 Agriculture. Check this box if you file Form 943 and you’re

correcting forms for agricultural employees. For nonagricultural

employees, send Forms 499R-2c/W-2cPR with a separate Form

W-3C (PR).

944. Check this box if you file Form 944.

Medicare Govt. Employees. Check this box if you’re a

government employer in the United States or Puerto Rico with

employees subject only to Medicare taxes.

Section 218. Check this box if you’re an employer from the

government of Puerto Rico or a local government correcting 1986 or

earlier Forms 499R-2/W-2PR for employees covered under section

218 of the Social Security Act. The employer’s SSA number and

PRU (previously entered in box g) no longer have to be entered.

Section 218 employment is now reported under the federal EIN.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

13

Box g: For internal use only. This box has been reserved for

internal use only.

Boxes h and i. Make entries here only if the number on the original

form is incorrect. Your correct numbers should appear in boxes d

and e. Box j has been reserved for internal use only due to the

changes explained under Section 218 and Box g: For internal use

only above.

Boxes 1–7: Changes. Enter the totals from the corresponding

boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. The box numbers

on this form don’t match Form 499R-2c/W-2cPR. Complete only

the boxes that you’re correcting; leave the remaining boxes blank.

The information is entered as “Previously reported” and as “Correct

information,” following the entries on Form 499R-2c/W-2cPR. On any

line that shows a dollar change, if one of the amounts is zero,

enter -0-. Don’t leave it blank. You don’t need to include information

on box 3b. This box has been grayed out and reserved for future use.

Box 8: Explain decreases here. Give all reasons for any

decreases that appear in the third column. Also report here any

previous incorrect entry in box f, “Kind of Payer.” Enclose (but don’t

attach to Form W-3C (PR)) additional sheets explaining your

decreases, if necessary. Include your name and EIN on all additional

sheets.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for

the information on Form W-3 (PR) and W-3C (PR) to carry out the

Internal Revenue laws of the United States. You’re required to give

us the information. We need it to ensure that you’re complying with

these laws and to allow us to figure and collect the right amount of

tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and

tax statements to employees, the Social Security Administration, and

the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide

your employer identification number (EIN). If you fail to provide this

information in a timely manner, or provide false or fraudulent

information, you may be subject to penalties.

14

You’re not required to provide the information requested on a

form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form

displays a valid OMB control number. Books or records relating to a

form or its instructions must be retained as long as their contents

may become material in the administration of any Internal Revenue

law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as

required by section 6103. However, section 6103 allows or requires

the Internal Revenue Service to disclose or give the information

shown on your return to others as described in the Code. For

example, we may disclose your tax information to the Department of

Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the

District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use

in administering their tax laws. We may also disclose this information

to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to

enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement

and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file Forms W-3 (PR) and

W-3C (PR) will vary depending on individual circumstances. The

estimated burden for employers filing Forms W-3 (PR) and

W-3C (PR) is approved under OMB control number 1545-0029 and

is included in the estimates shown in your employment tax return

instructions.

Comments. If you have comments concerning the accuracy of

the time estimates or suggestions for making these forms simpler,

we would be happy to hear from you. You can send us comments

through IRS.gov/FormComments. Or you can send your comments

to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications

Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC

20224. Don’t send Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR,

W-3 (PR), or W-3C (PR) to this address. Instead, see Where to file

paper forms, earlier.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)