# Instrucciones Generales

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2026

Instrucciones Generales
para los
Formularios W-3 (PR) y
W-3C (PR)
(General Instructions for
Forms W-3 (PR) and
W-3C (PR))
Transmisión de Comprobantes de Retención y de Comprobantes de Retención
Corregidos
(Transmittal of Withholding Statements and of Corrected Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.
Contenido

Página

Acontecimientos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Qué Hay de Nuevo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Recordatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
¿Necesita Ayuda? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cómo Obtener Formularios y Publicaciones . . . . . . . . 3
Instrucciones Generales para los Formularios
W-3 (PR) y W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Instrucciones Específicas para el Formulario
W-3 (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H
(Formulario 1040) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Situaciones Especiales para el Formulario
W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Instrucciones Específicas para el Formulario
W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Future Developments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
What’s New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Reminders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Need Help? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
How To Get Forms and Publications . . . . . . . . . . . . . 10
General Instructions for Forms W-3 (PR) and
W-3C (PR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Specific Instructions for Form W-3 (PR) . . . . . . . . . . 12
Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941,
943, 944, and Schedule H (Form 1040) . . . . . . . 12
Special Situations for Form W-3C (PR) . . . . . . . . . . . 13
Specific Instructions for Form W-3C (PR) . . . . . . . . . 13

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) y sus

Feb 25, 2026

instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos
documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR.
Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para
descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones
que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms.

Qué Hay de Nuevo
Cambios conforme a la Public Law 119-21 (Ley Pública
119-21), comúnmente conocida como la One Big Beautiful Bill
Act (Ley de la Bella y Enorme Medida Legislativa u OBBBA).
La Ley Pública 119-21, promulgada el 4 de julio de 2025, contiene
varios elementos nuevos que podrían afectar a los empleadores.
Aumento al límite del ingreso declarado. Para los ingresos
pagados después del año natural 2025, la Ley Pública 119-21
aumentó el límite del ingreso declarado de $600 a $2,000 si no hubo
retención de impuestos federales sobre los ingresos, de impuestos
sobre el Seguro Social, o del impuesto del Medicare. Este límite
será ajustado por inflación cada año natural después de 2026.

Recordatorios
Los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) se han actualizado con
un nuevo número de OMB. Los Formularios W-3 (PR) y
W-3C (PR) se han actualizado para mostrar el nuevo número
1545-0029 de la Office of Management and Budget (Oficina de
Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés).
Además, la corrección actualizada del Formulario W-3C (PR) se
publicó en junio de 2024. El formulario tiene una fecha de revisión
(Rev. 6-2024) a la derecha del texto “W-3C (PR) (en-sp)”. Se
realizaron actualizaciones editoriales para alinear el formulario de
corrección con el Formulario W-3 (PR) actual.
Alivio tributario por desastres. Se les está proveyendo alivio
tributario a personas que han sido afectadas por desastres
recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que
hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre
Español.
Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR. Los
reglamentos redujeron el límite para presentar electrónicamente
ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios
499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus
declaraciones informativas electrónicamente, sume el número de
declaraciones informativas y el número de Formularios 499R-2/

Instructions for Form W-3 (PR) and Form W-3C (PR) (en-sp) (2026) Catalog Number 94969K
Department of the Treasury Internal Revenue Service www.irs.gov

W-2PR que tiene que presentar en un año natural. Si el total es al
menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas
todas electrónicamente. El nuevo umbral de presentación se hizo
efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar
en años naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/
W-2PR del año tributario 2023).
Las declaraciones informativas corregidas se tratan por
separado (vea más adelante) y no se incluyen al calcular el número
de declaraciones informativas descritas anteriormente.
Requisitos para los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Los
reglamentos modificaron los requisitos para la presentación
electrónica del Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir los
Formularios 499R-2/W-2PR presentados originalmente. Estas
reglas modificadas son distintas a las reglas para la presentación
electrónica de las declaraciones originales. Si usted está requerido
a presentar electrónicamente el Formulario 499R-2/W-2PR original,
usted tiene que presentar electrónicamente cualquier Formulario
499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario. Si se le permitió
presentar el Formulario 499R-2/W-2PR original en papel y usted lo
presentó en papel, entonces usted tiene que presentar en papel
cualquier Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario.
Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA. La fecha de
vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y
W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2026 es el
1 de febrero de 2027, sin tomar en cuenta si usted presenta su
formulario en papel o electrónicamente.
Consejo: Hágalo más rápido. Presente electrónicamente los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR ante la SSA.
Vea Presentación electrónica (e-file) para más información.
Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará
los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR
bajo las siguientes condiciones:
• El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare
es menor que el total de los salarios y propinas sujetos al impuesto
del Seguro Social;
• El impuesto del Seguro Social es mayor que cero, pero hay cero
salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y
• El impuesto del Medicare es mayor que cero, pero hay un total de
cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios
499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a
empleadores domésticos se denegarán bajo las siguientes
condiciones:
• El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para
un empleado doméstico y
• Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención
de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un
empleado doméstico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un
informe electrónico de salarios, un mensaje de error alertará al
remitente para que corrija el informe. Si las condiciones descritas
anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel, la
SSA le notificará por correo electrónico o correo postal sobre la
denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se
le pedirá al empleador que corrija el informe y lo envíe nuevamente
a la SSA.
Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended”
(enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es empleador de empleados domésticos, vea la Publicación
926, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para
empleadores de empleados domésticos).
Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el
impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido a
retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare sobre los
salarios o compensación conforme a la Federal Insurance
2

Contributions Act (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social o
FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso
de $200,000 en un año natural. Se le requiere al empleador
comenzar a retener el Impuesto Adicional del Medicare en el
período de paga en el cual le paga salarios o compensación en
exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicho
impuesto hasta finales del año natural. El Impuesto Adicional del
Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción
correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare.
Todo salario o compensación sujeto al impuesto del Medicare está
sujeto a la retención del Impuesto Adicional del Medicare si es
pagado en exceso del límite de retención de $200,000.
Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare,
acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.
A menos que se indique de otra manera, las referencias al
impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare.
Servicios para Empresas por Internet (BSO).
Precaución: Los Servicios para Empresas por Internet (BSO)
se han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad
para tener acceso a los Servicios para Empresas por Internet (BSO,
por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales
desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus
credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la
presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y
499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por BSO
sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta.
Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2
semanas para completar el proceso de inscripción. Para más
información, acceda a la página web de la SSA en SSA.gov/
espanol/bso/bso-bienvenido.htm y pulse sobre Servicios de
Inscripción.
La SSA ha mejorado su página web de BSO para facilitar la
navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los
formularios interactivos en línea de la página web de BSO para
completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y
499R-2c/W-2cPR electrónicamente ante la SSA. BSO le permite la
presentación de estos formularios con los gobiernos estatales o
locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus
archivos. BSO genera el Formulario W-3 (PR) automáticamente
según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR.
Además, puede usar BSO para subir archivos de salarios a la SSA,
verificar el estado de informes de salarios que se han presentado
previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes
disponibles a empleadores y negocios. Visite la página de la SSA,
en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información
en español sobre cómo usar BSO para así ahorrarle tiempo a su
organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones
que se usan para informar los salarios, información sobre cómo
verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse
con un representante de servicios al empleador de la SSA y más.
Consejo: Puede ver cómo funciona BSO viendo las guías
disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/bsobienvenido.htm y, bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar...,
seleccione la guía que desee ver.
Información de contacto en el Formulario W-3C (PR). Tiene
que proporcionar el nombre del empleador (o de la persona de
contacto designada por el empleador), el número de teléfono, el
número de fax y la dirección de correo electrónico (email) del
mismo. La SSA le notificará al empleador por medio de correo
electrónico o correo postal si éste tiene que corregir y enviar de
nuevo algún informe relacionado con la información provista en el
Formulario W-3C (PR).
Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares
(MSRRA). Puede ser que se le requiera informar salarios e
impuestos en un formulario distinto al formulario que normalmente
utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la
Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio de Residencia
para Cónyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en inglés) en
una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de
Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes
Estadounidenses.
La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es
miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro de
las Fuerzas Armadas que presta servicio activo de conservar su
residencia o domicilio previo para propósitos tributarios (domicilio
tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está
trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local
donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el
Distrito de Columbia o un territorio estadounidense.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados
conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían
ingresos sujetos a impuestos para propósitos de las tributaciones
puertorriqueñas. Los impuestos federales sobre los ingresos deben
ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales
sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las
autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las
autoridades tributarias estatales, locales o territoriales
estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas
conforme a la MSRRA.
Sin embargo, para cualquier año tributario en que el matrimonio
esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el cónyuge civil
pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas
Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente
donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para
própositos tributarios, independientemente de la fecha en que el
matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas
ocurrió.
En el ejemplo anterior, al cónyuge se le permitiría elegir usar la
misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas o el
puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las
Fuerzas Armadas.
Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a los
impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en
el apartado 15 de la Publicación 15, los pagos de indemnización por
despido también están sujetos al impuesto conforme a la Federal
Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el
Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).
Información sobre las obligaciones tributarias estatales para
empleadores. Si es un empleador de Puerto Rico, comuníquese
con el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico
enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado
de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando
la opción 5. Puede enviar correspondencia a:
Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda
más cercano, visite Hacienda.pr.gov y pulse sobre el enlace
Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?
Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas sobre
cómo inscribirse o usar BSO, llame al 800-772-6270 (o al
800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para
hablar con un técnico de información para empleadores en la SSA.
Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30
p.m., horario del Este. También puede escribir a
employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta
problemas usando cualquiera de los servicios de BSO, llame al
888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de
sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con
el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los
servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) para
Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un número libre de
cargos).

Información del impuesto sobre la nómina. Información
detallada del impuesto sobre la nómina se encuentra en los
siguientes productos:
• Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores;
• Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía
tributaria suplementaria para empleadores);
• Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias);
• Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía
tributaria para empleadores de empleados domésticos); y
• Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de
Empleados Domésticos (y sus instrucciones).
También puede obtener más información sobre los impuestos
sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a IRS.gov/
EmploymentTaxes.

Cómo Obtener Formularios y
Publicaciones
Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la
semana, las 24 horas al día, para:
• Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y
publicaciones tributarias;
• Buscar información en línea para sus preguntas sobre impuestos;
• Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con
frecuencia;
• Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
• Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Impuestos
Internos) que se han publicado en años recientes;
• Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
impuestos por medio de correo electrónico; y
• Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre los
impuestos sobre la nómina y otra información tributaria para los
residentes de Puerto Rico. Si desea información sobre estos temas,
visite IRS.gov/TemasTributarios. Busque los temas de la serie “900”,
los cuales proveen información para residentes de Puerto Rico.
Usted puede solicitar formularios, instrucciones y publicaciones
en IRS.gov/OrderForms pulsando sobre Español. Para cualquier
otra información tributaria, acceda a IRS.gov/Help/Tax-LawQuestions.
Precaución: No puede presentar Formularios W-3 (PR) ni
W-3C (PR) que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta
solamente informes presentados electrónicamente y las versiones
oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) de los
Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Si desea información sobre la
presentación electrónica, vea Presentación electrónica (e-file), más
adelante.
En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de
Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) ubicados
en las siguientes direcciones:
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 Km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000
DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969
Boulevard del Río Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791
Medical Emporium II
1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayagüez, PR 00680

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

3

Plaza del Caribe
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921
Para hacer cita en cualquiera de las oficinas, puede llamar al
844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a viernes de
8:30 a.m. a 4:30 p.m. Para más información sobre cómo prepararse
para su cita y obtener ayuda en persona, puede acceder a
IRS.gov/es/Help/Contact-Your-Local-IRS-Office. También puede
acceder a Apps.IRS.gov/App/Office-Locator para localizar la oficina
más cercana a usted.

Instrucciones Generales para los
Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR)
Propósito de los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Se usa el
Formulario W-3 (PR), Transmisión de Comprobantes de Retención,
para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR, Comprobante de
Retención, a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario
W-3 (PR) para el año correcto y de guardar una copia del Formulario
W-3 (PR) en sus archivos.
Use el Formulario W-3C (PR), Transmisión de Comprobantes de
Retención Corregidos, para transmitir uno o más Formularios
499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, a la
SSA aun cuando presente el Formulario 499R-2c/W-2cPR
únicamente para corregir el nombre o número de Seguro Social
(SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.
Los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) no se usan para cumplir
con los requisitos de presentación ante el Departamento de
Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para más información sobre
los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda
del Gobierno de Puerto Rico, visite Hacienda.pr.gov.
Precaución: No use estos formularios para declarar salarios
sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si
declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2, Wage and
Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos),
y el Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements
(Transmisión de comprobantes de salarios y retención de
impuestos), para declarar la retención de impuestos federales sobre
los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la nómina
correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and
W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para
más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a impuestos
federales sobre los ingresos.
Quién tiene que presentar los Formularios W-3 (PR) y
W-3C (PR). Los empleadores y otros pagadores tienen que
presentar el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios
499R-2/W-2PR, y el Formulario W-3C (PR) para transmitir
Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA.
Empleador de empleados domésticos. Tiene que presentar
un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/
W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro
Doméstico en el encasillado a del Formulario W-3 (PR). Para más
información, vea el Anexo H (Formulario 1040) y sus instrucciones
por separado. Tiene que tener un número de identificación del
empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Vea Encasillado c:
Número de identificación del empleador (EIN), más adelante.
Quién puede firmar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Por
lo general, los empleadores tienen que firmar los Formularios
W-3 (PR) y W-3C (PR). Sin embargo, un transmisor o remitente
(incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un
agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar los
Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) (o usar su número de
identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) en las
presentaciones electrónicas) en nombre del empleador o del
pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
• Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya
sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

4

• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que se presentan en papel).
Precaución: El usar un agente declarante u otro tercero proveedor
de servicio de nómina no exime al empleador de su responsabilidad
de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a
los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR)
sean presentados ante la SSA correctamente y a tiempo.
Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento
un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios
499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que
resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de
que el nombre y el EIN del pagador sean los mismos que aparecen
en el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal
TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaración del
Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados
Agropecuarios; el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal
ANUAL del Empleador; o en el Anexo H (Formulario 1040),
Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos,
presentados por el empleador o en nombre del empleador.
Firma. Firme y feche este formulario e incluya también su cargo.
Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona de
contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar, en los
encasillados que piden la información de la persona de contacto.
También incluya el número de teléfono del empleador, el número de
fax del empleador y la dirección de email del empleador para recibir
correo electrónico (si la tiene).
Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3 (PR). Si
presenta por medio de papel o electrónicamente, tiene que
presentar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR)
a más tardar el 1 de febrero de 2027 ante la SSA. Quizás tenga que
pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente
fuera de plazo.
Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda del Gobierno de
Puerto Rico para obtener las fechas de presentación de las
declaraciones informativas puertorriqueñas.
Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3C (PR).
Presente el Formulario W-3C (PR) lo antes posible después de
haber descubierto un error. Además, provéale a sus empleados
copias del Formulario 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.
Adónde enviar Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) en papel. Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página
entera del Formulario W-3 (PR) a:
Si envía su Formulario W-3 (PR) a
través de...

Entonces envíelo a la siguiente
dirección:

Correo regular

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Correo certificado

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002

Un servicio de entrega privado
aprobado por el IRS

Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Consejo: Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de
entrega privados aprobados por el IRS.
Adónde enviar Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) en
papel. Si usa el Servicio Postal de los EE. UU. (USPS, por sus
siglas en inglés) (que no sea correo certificado), envíe todos los
Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

Social Security Administration
Direct Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usa un servicio de entrega privado aprobado por el IRS o
correo certificado a través del USPS, envíe sus Formularios
499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Precaución: No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases
de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/
W-2cPR, ni los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que envíe a
la SSA. Los formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo,
el Formulario 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos
formularios se tienen que enviar al IRS.
Precaución: Si tiene que presentar 10 o más declaraciones
informativas en un año natural ante la SSA, incluyendo los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR, tiene que
presentarlas usando medios electrónicos. Vea Presentación
electrónica (e-file), más adelante.
Cómo enviar formularios. Prepare y presente los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o
en orden numérico por el SSN del empleado. No use cinta adhesiva
ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) Formulario(s)
499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los Formularios 499R-2/
W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una
clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, agrupe
todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase con un
Formulario W-3 (PR) por separado para cada misma clase y
envíelos en grupos separados. No imprima los Formularios
499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir en ambas caras
del papel.
Cómo se presenta el Formulario W-3C (PR). Si presenta el
Formulario W-3C (PR) en papel, trate de escribir a máquina todos
los datos y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente
legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario, escriba
todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente Courier de
tamaño 12, si es posible.
Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las
cantidades en cuestión es cero, anote “-0-”. No deje en blanco el
encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas
(disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3C (PR).
Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos
los empleadores presentar electrónicamente. La presentación
electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la
precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más
declaraciones informativas en un año natural ante la SSA,
incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR,
tiene que presentarlas usando medios electrónicos. Usted puede
incurrir en una multa si no presenta los formularios por medios
electrónicos cuando se requiera que lo haga.
Consejo: Es preferible que presente los formularios ante la SSA
electrónicamente aunque presente menos de 10 Formularios
499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.
Precaución: La Taxpayer First Act of 2019 (Ley del Contribuyente
Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al
Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que
disminuyen el límite de declaraciones presentadas
electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria
9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los
reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de

presentación electrónica para los Formularios 499R-2/W-2PR y los
Formularios 499R-2c/W-2cPR.
La página web de BSO de la SSA hace que la presentación
electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el
Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR) o el Formulario
499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3C (PR).
• Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o
25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR a la vez, puede usar
BSO para crearlos en Internet. BSO le guía sobre el proceso de
cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/
W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA
cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya
transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR a la
SSA antes de imprimir copias para sus empleados. BSO genera el
Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR) automáticamente según los
Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté
transmitiendo.
• Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o
más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de
archivos de salarios de BSO podría ser la mejor opción de
presentación electrónica para su negocio u organización. Para
obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar
esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2
Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para
empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en
SSA.gov/employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones
y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones
para la presentación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), y
luego seleccione el documento correspondiente. Esta información
también está disponible llamando libre de cargos al Centro de
Servicio para la Declaración de Empleadores al 800-772-6270
(800-325-0778, si es usuario de equipo TTY).
Precaución: Si presenta los formularios por medios
electrónicos, no presente los mismos formularios en papel.
Para más información sobre la presentación electrónica de
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR), o Formularios
499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3C (PR), ante la SSA, visite la
página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la
presentación de Formularios W-2) en SSA.gov/employer.
Precaución: El sistema de presentación electrónica (e-file)
ofrecido por la SSA en su página web de BSO es un sistema
independiente del sistema de presentación electrónica para
empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento
de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para información sobre
los requisitos de presentación electrónica de formularios ante el
Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico, visite
Hacienda.pr.gov.
Exención de presentación electrónica. Si usted tiene el
requisito de presentar electrónicamente, puede solicitar una
exención de presentar declaraciones informativas por medios
electrónicos completando el Formulario 8508, Application for a
Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para
la exención de la presentación de declaraciones informativas por
medios electrónicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo
menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la
presentación del Formulario 499R-2/W-2PR o 45 días antes de la
presentación de su primer Formulario 499R-2c/W-2cPR. Vea el
Formulario 8508 para información sobre la presentación de este
formulario.
Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3C (PR) para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR o para hacer correcciones a
un Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente ante la SSA. Para
más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando
el Formulario W-3C (PR), vea Instrucciones Específicas para el
Formulario W-3C (PR), más adelante.
Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para
información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación
ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

5

Instrucciones Específicas para el
Formulario W-3 (PR)

Precaución: Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que
proveen exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños
sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales
estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos
sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al
completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos
personales y sobre la nómina.
El Formulario W-3 (PR) es leído por máquinas; por lo tanto,
escriba a máquina, si es posible, o escriba con letra de imprenta
bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3 (PR) junto
con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en
dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto
decimal (00000.00).
Consejo: Las cantidades declaradas en formularios relacionados
con los impuestos sobre la nómina (tales como los Formularios
499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040))
deben coincidir con las cantidades declaradas en los encasillados
pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay diferencias, el IRS y la
SSA podrían comunicarse con usted. Conserve su información de
conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los
Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H
(Formulario 1040), más adelante.

Encasillado a: Clase de Pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de
tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le
corresponden dos o más recuadros (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),
envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario
W-3 (PR) por separado.
941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le
corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a presentar el Formulario
941 o el Formulario 944. También marcaría este recuadro si en 2026
notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el
Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para más información
sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las
Instrucciones para el Formulario 944.
943. Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y
presenta el Formulario 943 y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/
W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no
agropecuarios, envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR de éstos
con otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro
correspondiente.
944. Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y
no corresponde otra categoría (a menos que sea “compensación
por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un empleador de
empleados domésticos que envía el (los) Formulario(s) 499R-2/
W-2PR para empleados domésticos y no incluyó los impuestos de
empleados domésticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o
en el Formulario 944.
Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro
si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un
tercero pagador) que presenta el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR
con compensación declarada en el encasillado 7 (“Sueldos”). No
marque este recuadro si el tercero pagador presenta el (los)
Formulario(s) 499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un
formulario de resumen. Para obtener información sobre cómo se
informa el resumen de compensación por enfermedad de tercero
pagador, vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap
(Resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador).
Vea la Publicación 15-A para más detalles. Si le corresponde más
de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario
941), marque ambos recuadros y presente un solo Formulario
6

W-3 (PR) tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como
para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero
pagador de compensación por enfermedad.
Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de
una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al
impuesto del Medicare.
Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya
los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.
Encasillado c: Número de identificación del empleador (EIN).
Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS.
Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote
tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943 o
944 o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)
(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un
propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado.
Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR),
escriba “Applied for” (Solicitado) en el encasillado c; no escriba su
SSN. Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en
IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o enviando el Formulario SS-4,
Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN), por
correo o por fax al IRS.
Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador. Anote
el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus
Formularios 941, 943 o 944 o en el Anexo H (Formulario 1040)),
número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).
Encasillado f: Otro número de identificación del empleador
usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un
dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el
año 2026, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del
Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente,
los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el
encasillado f. Si un agente declara en nombre de más de un
empleador, deje el encasillado f en blanco.
Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico del empleador. Facilite esta
información para que la pueda usar la SSA. Necesita proveer el
nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera
alguna pregunta con respecto al formulario al momento de
tramitarse. El número de teléfono, el número de fax y la dirección de
correo electrónico (email) que se solicitan son del empleador. La
SSA notificará al empleador por correo electrónico o correo postal
para que corrija y vuelva a presentar los informes a partir de la
información facilitada en el Formulario W-3 (PR).
Precaución: Los proveedores de servicios de nómina deben
anotar la información de su cliente en esos espacios.
Encasillados 1 a 4 y 6 a 16. Anote las cantidades de los totales
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con
este Formulario W-3 (PR).
Encasillado 13. Además de incluir la retención del impuesto del
Medicare, también incluya en este encasillado la cantidad total de la
retención del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea
más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea
Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas
y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare), disponible
en IRS.gov/ADMTfaqs.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H
(Formulario 1040)

Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14
de todo Formulario W-3 (PR) para el año 2026 con las cantidades
correspondientes totales para el año indicadas en los Formularios
941 trimestrales o los Formularios 943 y 944 y el Anexo H
(Formulario 1040) anuales. Cuando existen discrepancias entre las
cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y
W-3 (PR) presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943 y 944

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

y el Anexo H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos
que comunicarnos con usted para resolver tales discrepancias.
Precaución: Para reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los
Formularios 941, 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040):
• Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario
W-3 (PR) sean los totales correspondientes de los Formularios
499R-2/W-2PR.
• Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades
declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941
trimestrales (o los Formularios 943 o 944 y el Anexo H (Formulario
1040) anuales) en las siguientes partidas:
1. Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y
propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al
impuesto del Seguro Social (encasillados 10, 12a y 14). El
Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en
los Formularios 941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040)
sólo del año actual. Si los ajustes declarados en los Formularios
941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040) incluyen
cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos
ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios
499R-2/W-2PR y W-3 (PR) del año actual.
2. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare
(encasillados 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941 trimestrales (o los Formulario 943, 944 o el Anexo H (Formulario
1040) anuales), que incluyen los ajustes del año actual, deben ser
aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el
Formulario W-3 (PR).
Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no
concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá
verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en
caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos
formularios.

Situaciones Especiales para el
Formulario W-3C (PR)
Cómo corregir un año incorrecto y/o EIN incorrectamente declarado en el Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR).
Para corregir un año tributario incorrecto y/o un EIN en un
Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR) presentado
anteriormente, tiene que preparar dos juegos (sets) de Formularios
499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR).
• Prepare un Formulario W-3C (PR) junto con el Formulario
499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el Formulario
W-3C (PR), anote el año tributario incorrecto en el encasillado a y el
EIN declarado originalmente en el encasillado h. Anote en los
encasillados bajo “Según se declaró originalmente” las sumas de
dinero declaradas en el Formulario 499R-2/W-2PR original. En los
encasillados bajo “Información correcta”, anote ceros.
• Prepare un segundo Formulario W-3C (PR) junto con un segundo
Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el
Formulario W-3C (PR), anote el año tributario correcto en el
encasillado a, y/o el EIN correcto en el encasillado e. Anote ceros
en los encasillados bajo “Según se declaró originalmente” y anote
las cantidades de dinero correctas en los encasillados bajo
“Información correcta”.
Cómo corregir más de una clase de formulario. Usted tiene que
usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de
formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Formulario 499R-2c/W-2cPR
y Formulario W-3 (PR)) que va a corregir. Además, usted tiene que
usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de
combinación de pagador/empleador que marque en el encasillado f.
Si está corrigiendo más de una clase de formulario, agrupe todos los
formularios de la misma clase de combinaciones de pagador/
empleador y envíelos en grupos separados.

Instrucciones Específicas para el
Formulario W-3C (PR)

Precaución: Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que
proveen exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños
sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales
estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos
sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al
completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos
personales y de impuestos sobre la nómina.
Envíe el Formulario W-3C (PR) con los Formularios 499R-2c/
W-2cPR. No una estos últimos formularios con grapas ni con cinta
adhesiva al Formulario W-3C (PR) ni el uno con el otro, ni los doble
tampoco. Presente un Formulario W-3C (PR) por separado por cada
año tributario, por cada clase de formulario y por cada clase de
pagador en cuestión. (El recuadro Comp. por enferm. de 3ro
pagador no indica que hay una clase aparte de pagador o
empleador). Asegúrese de conservar una copia del Formulario
W-3C (PR) para sus archivos.
En la sección titulada Cambios del Formulario W-3C (PR), sume
las cantidades de cada encasillado y columna de los Formularios
499R-2c/W-2cPR que usted envía.

Encasillado a: Año tributario a corregirse. Anote todos los
cuatro dígitos del año tributario del (de los) Formulario(s)
499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR o W-3 (PR) que desea corregir.
Por ejemplo, anotar “2024” quiere decir que corrige los Formularios
499R-2/W-2PR de 2024. Si anotó “-0-” en el encasillado c (vea más
adelante), la SSA supone que corrige únicamente el Formulario
W-3 (PR).
Encasillado b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del empleador. Éstos deben ser igual a como aparecen en el Formulario
941, Formulario 943, Formulario 944 o en el Anexo H (Formulario
1040). Incluya el número de oficina, habitación u otro tipo de
numeración después de la dirección física. Si el servicio postal no
entrega correspondencia a tal dirección y usa un apartado postal,
incluya el número del mismo en lugar de la dirección física.
Consejo: El IRS no usará el Formulario W-3C (PR) para actualizar
su dirección. Para cambiar su dirección, complete el Formulario
8822, Change of Address (Cambio de dirección), o el Formulario
8822-B, Change of Address or Responsible Party — Business
(Cambio de dirección o de persona responsable
—Negocios).
Encasillado c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR individuales que
presenta con este Formulario W-3C (PR), o anote “-0-” si corrige
únicamente un solo Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente.
Encasillado d: Número del establecimiento. Usted puede usar
este encasillado para identificar individualmente los
establecimientos que tiene en su negocio. Puede presentar un
Formulario W-3C (PR) por separado con el Formulario 499R-2c/
W-2cPR para cada establecimiento en cuestión o puede usar un
solo Formulario W-3C (PR) para todos los Formularios 499R-2c/
W-2cPR. No tiene que llenar este encasillado; es opcional.
Encasillado e: Número de identificación del empleador (EIN).
Anote el número correcto que le asignó el IRS en el formato
siguiente: 00-0000000. Un EIN no puede estar truncado. Vea la
sección 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del
Reglamento. Si va a corregir su EIN, anote el EIN declarado
originalmente en el encasillado h.
Encasillado f: Clase de Pagador. Marque el recuadro
correspondiente. Marque sólo un recuadro. Si su Formulario
W-3 (PR) anterior estaba marcado incorrectamente, informe su
clase de pagador incorrecto en el espacio para anotaciones en el
encasillado 8, Explique aquí toda reducción.
Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este recuadro si
es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o un
empleador que informa pagos de compensación por enfermedad

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

7

hechos por un tercero) y corrige los Formularios 499R-2/W-2PR.
Presente un Formulario W-3C (PR) por separado por cada informe
de un pagador/empleador combinado de compensación por
enfermedad de tercero pagador en el Formulario 499R-2c/W-2cPR.
941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941.
Doméstico. Marque este recuadro si es empleador de
empleados domésticos y va a corregir Formularios 499R-2/W-2PR
que pertenecen a empleados domésticos y usted presenta el Anexo
H (Formulario 1040). Si también tiene que corregir formularios de
empleados no domésticos, complete otro Formulario W-3C (PR).
943 Agropecuario. Marque este recuadro si presenta el
Formulario 943 y está corrigiendo formularios para empleados
agropecuarios. Para corregir formularios de empleados no
agropecuarios, envíe los Formularios 499R2c/W-2cPR con un
Formulario W-3C (PR) por separado marcando con una “X” el
recuadro para el Formulario 941 (en la mayoría de los casos).
944. Marque este recuadro si presenta el Formulario 944.
Empleados del gobierno Medicare. Marque este recuadro si
usted es una agencia gubernamental en los Estados Unidos o
Puerto Rico que tiene empleados que están sujetos únicamente al
impuesto del Medicare.
Sección 218. Marque este recuadro si es un empleador
gubernamental de Puerto Rico o local y va a corregir Formularios
499R-2/W-2PR de 1986 o antes de empleados amparados por la
sección 218 de la Social Security Act (Ley del Seguro Social). El EIN
y PRU (anteriormente anotado en el encasillado g) ya no se tienen
que anotar. El empleo conforme a la sección 218 de la Ley del
Seguro Social ahora se informa usando el EIN federal.
Encasillado g: Para uso interno solamente. Este encasillado ha
sido reservado solamente para uso interno.
Encasillados “h” e “i”. Haga anotaciones en estos encasillados
solamente si el número que anotó en el formulario original no es el
correcto. Los números correctos deben aparecer en los encasillados
d y e. El encasillado j ha sido reservado solamente para uso interno
debido a los cambios explicados anteriormente bajo Encasillado g:
Para uso interno solamente y bajo Sección 218.
Encasillados 1 a 7: Cambios. Anote los totales de estos
encasillados con las mismas partidas de los Formularios
499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los números de
los encasillados de este formulario no coinciden con los del
Formulario 499R-2c/W-2cPR. Complete solamente aquellas
partidas que está corrigiendo. Deje los demás encasillados en
blanco. La información se anota “Según se declaró originalmente” y
como “Información correcta”, tal como se anotó en los Formularios
499R-2c/W-2cPR. Si en alguna línea hay un cambio en las
cantidades y una de ellas es cero, anote “-0-”. No deje la línea en
blanco. No tiene que incluir información en el encasillado 3b. Este
encasillado ha sido reservado para uso futuro.
Encasillado 8: Explique aquí toda reducción. Anote las razones
por todas las reducciones que aparecen en la tercera columna.
También informe aquí toda anotación previa incorrecta del
encasillado f, Clase de Pagador. Incluya (pero no adjunte al
Formulario W-3C (PR)) hojas adicionales para explicar las
reducciones, si corresponde. Anote su nombre y su EIN en todas las
hojas adicionales.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información en los Formularios W-3 (PR) y
W-3C (PR) para cumplir con las leyes de los Estados Unidos. Usted
está requerido a proveer esta información. La necesitamos para
asegurarnos de que está cumpliendo con estas leyes y para
permitirnos calcular y recaudar la cantidad correcta de impuestos.
La sección 6051 y su reglamentación correspondiente requieren
que usted provea declaraciones de salarios e impuestos a sus
empleados, a la Administración del Seguro Social y al Servicio de
Impuestos Internos. La sección 6109 requiere que provea su
número de identificación del empleador (EIN). Si usted no nos

8

provee esta información de manera oportuna, o si provee
información falsa o fraudulenta, usted puede estar sujeto a multas.
Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción
de Trámites), a menos que el mismo muestre un número de control
válido de la Office of Management and Budget (Oficina de
Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los
libros o archivos relacionados con un formulario o sus instrucciones
tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser
utilizado en la administración de toda ley tributaria federal.
Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda
información pertinente son confidenciales, como lo requiere la
sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que
el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se
describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este
formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia
en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito
de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y
los territorios estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación
de sus leyes tributarias. Podemos también divulgar la información
contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado
tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer
cumplir las leyes penales federales no tributarias o a agencias
federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias
federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
El tiempo que se necesita para completar y presentar los
Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) varía, dependiendo de las
circunstancias individuales. La carga estimada para los
empleadores que presentan los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR)
está aprobada bajo el número de control 1545-0029 de la OMB y
está incluida en las estimaciones presentadas en las instrucciones
de su declaración de impuestos sobre la nómina.
Comentarios. Si desea hacer algún comentario o si tiene alguna
sugerencia que ayude a que estos formularios sean más sencillos,
comuníquese con nosotros. Puede enviar sus comentarios
accediendo a IRS.gov/FormComments. O puede enviar sus
comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and
Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No envíe los Formularios 499R-2/W-2PR,
499R-2c/W-2cPR, W-3 (PR) ni W-3C (PR) a esta dirección. En vez
de eso, vea Adónde enviar formularios en papel, anteriormente.

Future Developments

For the latest information about developments related to Forms
W-3 (PR) and W-3C (PR) and their instructions, such as legislation
enacted after they were published, go to IRS.gov/FormW3PR.
Forms, instructions, and publications in Spanish. To download,
see, or print forms, instructions, and publications available in
Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms.

What’s New
Public Law 119-21, commonly known as the One Big Beautiful
Bill Act, changes. P.L. 119-21, enacted July 4, 2025, contains
several new items that may affect employers.
Wage reporting threshold increased. For wages paid after
calendar year 2025, P.L. 119-21 increases the wage reporting
threshold from $600 to $2,000 if no federal income, social security,
or Medicare tax was withheld. This threshold will be adjusted for
inflation each calendar year after 2026.

Reminders
Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) have been updated for a new
OMB number. Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) have been updated
to show the new OMB number 1545-0029.
In addition, updated correction Form W-3C (PR) was released in
June 2024. The form has a revision date (Rev. 6-2024) to the right of
“W-3C (PR).” Editorial updates were made to align the correction
form with the current Form W-3 (PR).

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR)

Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected
by recent disasters. For more information about disaster relief, go to
IRS.gov/DisasterTaxRelief.
Requirements for Forms 499R-2/W-2PR. The regulations
lowered to 10 the threshold at which you must file certain information
returns electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine
whether you must file information returns electronically, add together
the number of information returns and the number of Forms
499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least
10 returns, you must file them all electronically. The new threshold
became effective for information returns required to be filed in
calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms
499R-2/W-2PR).
Corrected information returns are treated separately and aren’t
included in calculating the number of information returns described
above.
Requirements for Forms 499R-2c/W-2cPR. The regulations
revise the requirements for electronic filing of Form W-2c, including
electronic filing of Form 499R-2c/W-2cPR, to correct originally filed
Forms 499R-2/W-2PR. These revised rules are different from the
rules for electronically filing the original forms. If you were required to
electronically file the original Form 499R-2/W-2PR, you must
electronically file any Form 499R-2c/W-2cPR correcting that form. If
the original Form 499R-2/W-2PR was permitted to be filed on paper
and you filed on paper, then you must file on paper any Form
499R-2c/W-2cPR correcting that form.
Due date for filing with the SSA. The due date for filing 2026
Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the SSA is February 1,
2027, whether you file using paper forms or electronically.
Tip: Get it done faster. E-file your Forms 499R-2/W-2PR and
499R-2c/W-2cPR with the SSA. See Electronic filing (e-file), later.
Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form
499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the
following conditions.
• Medicare wages and tips are less than the sum of social security
wages and social security tips;
• Social security tax is greater than zero, but social security wages
and social security tips are equal to zero; and
• Medicare tax is greater than zero, but Medicare wages and tips
are equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR
electronic and paper wage reports for household employers will be
rejected under the following conditions.
• The sum of social security wages and social security tips is less
than the minimum yearly earnings subject to social security and
Medicare tax withholding for a household employee, and
• Medicare wages and tips are less than the minimum yearly
earnings subject to social security and Medicare tax withholding for
a household employee.
If the above conditions occur in an electronic wage report, an
error message will alert the submitter to correct the report. If the
above conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify
the employer by email or postal mail to correct the report and
resubmit it to the SSA.
Note: Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax
Guide.
Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax
at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional
Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)
wages or compensation it pays to an employee in excess of
$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin
withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it
pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee
and continue to withhold it until the end of the calendar year.
Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is

no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and
compensation that are subject to Medicare tax are subject to
Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the
$200,000 withholding threshold.
For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/
ADMTfaqs.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.
Business Services Online (BSO).
Caution: Business Services Online (BSO) has been updated.
Additional levels of security are now required to access BSO
employer services. If you haven’t updated your credentials since
March 25, 2023, you’ll need to update your credentials as soon as
possible in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/
W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services
provided by BSO without having the new credentials and
authentications for your account. New and current users should
allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more
information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso.
The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier
to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create,
save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to
the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or
local governments, distribute to your employees, and keep for your
records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on
your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage
files to the SSA, check on the status of previously submitted wage
reports, and take advantage of other convenient services for
employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more
information about using BSO to save time for your organization. Here
you’ll also find forms and publications used for wage reporting,
information about verifying employee social security numbers online,
how to reach an SSA employer services representative, and more.
Tip: Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to SSA.gov/
employer/bsotut.htm.
Contact information in Form W-3C (PR). Provide the employer’s
name (or the name of the employer’s contact person), phone
number, fax number, and email address. The SSA will notify the
employer by email or postal mail to correct and resubmit reports
from the information provided on Form W-3C (PR).
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be
required to report wages and taxes on a form different from the form
you generally use if an employee claims residence or domicile under
MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the
District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the
Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin
Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax
purposes (tax residence) when accompanying the servicemember
spouse, who is relocating under military orders, to a new military
duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a
U.S. territory.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
their income from services wouldn’t be taxable income for Puerto
Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and
remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be
withheld and remitted to state and local tax authorities. You should
consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding
your withholding obligations under MSRRA.
However, for any tax year of the marriage, the servicemember
and the civilian spouse may elect to use the residence of the
servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty
station of the servicemember for purposes of taxation, regardless of
the date on which the marriage of the spouse and the
servicemember occurred.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

9

In the previous example, the spouse would be allowed to elect to
use the same residence as, or the permanent duty station of, the
servicemember.
Severance payments. Severance payments are wages subject to
social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.
15, severance payments are also subject to Federal Unemployment
Tax Act (FUTA) tax.
Information about state tax requirements for employers. If
you’re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico
Department of the Treasury (Departamento de Hacienda del
Gobierno de Puerto Rico) by sending a message through your
account in the Sistema Unificado de Rentas Internas (Internal
Revenue Unified System (SURI)) or by calling 787-622-0123 and
choosing option 5. Send any correspondence to:
Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
To locate your local Centro de Servicio al Contribuyente de
Hacienda (Hacienda Taxpayer Service Center), go to
Hacienda.pr.gov and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?
Help with e-filing. If you have questions about how to register or
use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to
speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours
of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m.,
Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for
assistance. If you experience problems using any of the services
within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems
operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s
Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call
212-264-3455 (not a toll-free number).
Employment tax information. Detailed employment tax
information is given in:
• Pub. 15, Employer’s Tax Guide;
• Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;
• Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;
• Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide; and
• Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, and its
instructions.
You can also obtain more information on employment taxes by
calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

How To Get Forms and Publications
Internet. You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week,
to:
• Download, view, and order tax forms, instructions, and
publications;
• Research your tax questions online;
• See answers to frequently asked tax questions;
• Search publications online by topic or keyword;
• View Internal Revenue Bulletins published in the last few years;
• Sign up to receive local and national tax news by email; and
• View Tax Topics that provide you information on federal and other
tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these
topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for “900” series topics, which
provide information for residents of Puerto Rico.
You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/
OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/TaxLaw-Questions.
Caution: Don’t file Forms W-3 (PR) or W-3C (PR) printed from
IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the
official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form
W-3 (PR) and W-3C (PR). For information about electronic filing, see
Electronic filing (e-file), later.

10

Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer
Assistance Centers (TACs) in the following locations:
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 Km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000
DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969
Boulevard del Río Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791
Medical Emporium II
1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayagüez, PR 00680
Plaza del Caribe
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921
To make an appointment in any of the above locations, you may call
844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday
from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. For more information about how to
prepare for your in-person appointment, you may access IRS.gov/
Help/Contact-Your-Local-IRS-Office. You may also access
Apps.IRS.gov/App/Office-Locator to find the closest office near you.

General Instructions for Forms
W-3 (PR) and W-3C (PR)
Purpose of Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Use Form
W-3 (PR), Transmittal of Withholding Statements, to transmit
Form(s) 499R-2/W-2PR, Withholding Statement, to the SSA. Be
sure to use Form W-3 (PR) for the correct year and also keep a copy
of Form W-3 (PR) for your records.
Use Form W-3C (PR), Transmittal of Corrected Withholding
Statements, to transmit one or more Form 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding Statement, to the SSA even if you are only
filing Form 499R-2c/W-2cPR to correct an employee’s name or
social security number (SSN).
Form W-3 (PR) and W-3C (PR) aren’t used for meeting the filing
requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For
more information on these requirements, go to Hacienda.pr.gov.
Caution: Don’t use these forms to report wages subject to U.S.
income tax withholding. If you report this type of wages, use Form
W-2, Wage and Tax Statement, and Form W-3, Transmittal of Wage
and Tax Statements, to report U.S. income tax withheld as well as
any other applicable employment taxes. See the General
Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to
report income subject to U.S. income taxes.
Who must file Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Employers and
other payers must file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/
W-2PR and Form W-3C (PR) to transmit Forms 499R-2c/W-2cPR to
the SSA.
Household employers. You must file a Form W-3 (PR) even if
filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.
On Form W-3 (PR), check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H (Form 1040) and its separate
instructions. You must have an EIN. See Box c: Employer
identification number (EIN), later.
Who may sign Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). Employers
generally must sign Forms W-3 (PR) and W-3C (PR). However, a
transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent,

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

paying agent, or disbursing agent) may sign Forms W-3 (PR) and
W-3C (PR) (or use its personal identification number (PIN) on
electronic filings) for the employer or payer only if the sender
satisfies both of the following.
• It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
written, or implied) that’s valid under state law, and
• It writes “For (name of payer)” next to the signature (for Form(s)
W-3 (PR) and W-3C (PR) that are filed on paper only).
Caution: Use of a reporting agent or other third-party payroll
service provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to
ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and
that Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) are filed with the SSA,
correctly and on time.
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing with the SSA, when due, a correct and
complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is
subject to any penalties that result from not complying with these
requirements. Be sure that the payer’s name and EIN are the same
as those used on Form 941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax
Return; Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for
Agricultural Employees; Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax
Return; or Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes,
filed by or for the employer.
Signature. Sign and date the form and enter your title. In the boxes
for the contact person information, enter the name of the employer’s
contact person and the employer’s telephone number, employer’s
fax number, and employer’s email address (if available).
When to file Form W-3 (PR). Regarless of whether you file on
paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with
Form W-3 (PR) with the SSA by February 1, 2027. You may owe a
penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.
Note: Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain
the filing dates for Puerto Rican information returns.
When to file Form W-3C (PR). File Form W-3C (PR) as soon as
possible after you discover an error. Also, provide copies of Form
499R-2c/W-2cPR to your employees as soon as possible.
Where to file paper Forms 499R-2/W-2PR and Form W-3 (PR).
Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3 (PR)
to:
If you mail Form W-3 (PR) using...

Then use the following address:

Regular mail

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Certified mail

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002

An IRS-approved private delivery
service

Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Tip: Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery
services.
Where to file paper Forms 499R-2c/W-2cPR and Form
W-3C (PR). If you use the U.S. Postal Service (USPS) (other than
Certified mail), send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to:
Social Security Administration
Direct Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333

If you use an IRS-approved private delivery service or Certified
mail through the USPS, send Forms 499R-2c/W-2cPR and
W-3C (PR) to:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Caution: Don’t send cash, checks, money orders, or other
forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR,
W-3 (PR) and W-3C (PR) that you submit to the SSA.
Employment tax forms (for example, Form 941, 943, or 944) and
remittances must be sent to the IRS.
Caution: If you are required to file 10 or more information returns in
a calendar year with the SSA, including Forms 499R-2/W-2PR and
499R-2c/W-2cPR, you must e-file them. See Electronic filing (e-file),
later.
Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form
W-3 (PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to
each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in
a standard envelope. If you file more than one type of employment
tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in
separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a
double-sided printer setting.
How to file Form W-3C (PR). If you file Form W-3C (PR) on paper,
type all entries using dark or black ink in 12-point Courier font, if
possible, and make sure all copies are legible.
If any item shows a dollar change and one of the amounts is zero,
enter -0-. Don’t leave the box blank. Show negative amounts
(decreases) in the third column of Form W-3C (PR) in parentheses.
Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
accuracy. If you are required to file 10 or more information returns in
a calendar year with the SSA, including Forms 499R-2/W-2PR and
499R-2c/W-2cPR, you must e-file them. You may incur a penalty if
you fail to e-file when required.
Tip: You are encouraged to file electronically with the SSA even
though you file fewer than 10 Forms 499R-2/W-2PR and
499R-2c/W-2cPR.
Caution: The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019,
authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue
regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing.
Treasury Decision 9972, published February 23, 2023, amended
Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules
for Forms 499R-2/W-2PR and Forms 499R-2c/W-2cPR.
The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR), or
Form 499R-2c/W-2cPR and Form W-3C (PR).
• If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create
them online. BSO guides you through the process of creating Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and
submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to
wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/
W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO
generates Form W-3 (PR) or W-3C (PR) automatically based on
your Form 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
• If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature might
be the best e-filing method for your business or organization. To
obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select
Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

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W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the
appropriate document. This information is also available by calling
the SSA’s Business Services Branch at 800-772-6270
(800-325-0778 (TTY)) (toll free).
Caution: If you file electronically, don’t file the same
information returns using paper forms.
For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR
and Forms W-3 (PR) or Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms
W-3C (PR) with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at SSA.gov/employer.
Caution: The SSA’s BSO e-filing system (see Electronic filing
(e-file), earlier), is an independent system from the electronic filing
program offered by the Puerto Rico Department of the Treasury for
employers and withholding agents. For more information on the filing
requirements for using the Puerto Rico Department of the Treasury’s
electronic filing system, visit Hacienda.pr.gov.
Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request
a waiver from this requirement by filing Form 8508, Application for a
Waiver from Electronic Filing of Information Returns. Submit Form
8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form
499R-2/W-2PR, or 45 days before you file your first Form
499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for information about filing this
form.

944. Check this box if you file Form 944 and no other category
(except “third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you’re a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
didn’t include the household employee’s taxes on Form 941, 943, or
944.
Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick
pay payer (or are reporting sick pay payments made by a third party)
filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in
box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party payer is filing
Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap form. See
Form 8922, Third-Party Sick Pay Recap, for third-party sick pay
recap reporting. See Pub. 15-A for more details. If more than one
box applies (for example, this box and the Form 941 box), check
both boxes and file a single Form W-3 (PR) for the regular and
third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you’re a
government agency with employees subject only to Medicare tax.
Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter
the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re
sending with this Form W-3 (PR). Don’t count voided Forms
499R-2/W-2PR.

Making corrections. Use Form W-3C (PR) to transmit Form(s)
499R-2c/W-2cPR, or to make corrections to a previously filed Form
W-3 (PR) with the SSA. For more details on how to correct a Form
W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the Specific Instructions for
Form W-3C (PR), later.
See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more
information on how to meet the filing requirements with the Puerto
Rico Department of the Treasury.

Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be
formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same
number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form
1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and
301.6109-4(b)(2)(iv). Don’t use a prior owner’s EIN. Do not truncate
your EIN.
If you don’t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter
“Applied for” in box c, not your SSN. You can get an EIN by applying
online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application
for Employer Identification Number, to the IRS.

Specific Instructions for Form
W-3 (PR)

Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the
employer’s name (same name as shown on your Form 941, 943,
944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP
code.

Caution: Certain laws enacted in Puerto Rico that provide
exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply for
purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal
employment taxes. These exemptions can’t be considered when
completing U.S. federal individual and employment tax returns.
Form W-3 (PR) is read by machines, so type entries, if possible,
or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3 (PR)
with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the
dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point
(00000.00).
Tip: Amounts reported on related employment forms (for example,
Form 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040))
should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of
Form W-3 (PR). If there are any differences, you may be contacted
by the IRS and the SSA. Retain your reconciliation information for
future reference. See Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR),
941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040), later.
Box a: Kind of Payer. Check the box that applies to you. Check
only one box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If
more than one box applies (except for “third-party sick pay”), send
each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR).
941. Check this box if you file Form 941 and no other category
(except “third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it isn’t required to file Form
941 or Form 944. You would also check this box if in 2026 you timely
notify the IRS of filing Form 941 for the first time instead of Form 944.
For more information in regard to this, refer to the Instructions for
Form 941 or the Instructions for Form 944.
943. Check this box if you’re an agricultural employer and file
Form 943 and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural
employees. For nonagricultural employees, send their Form(s)
499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR), checking the
appropriate box.
12

Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted
for 2026 that’s different from the EIN reported in box c on Form
W-3 (PR), enter the other EIN used. Agents generally report the
employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.
Employer’s contact person, telephone number, fax number,
and email address. Include this information for use by the SSA.
The name of a contact person must be provided in case there are
any questions in regard to the form during processing. The
employer’s phone number, fax number, and email address need to
be provided. The SSA will notify the employer by email or postal mail
to correct and resubmit reports from the information provided on
Form W-3 (PR).
Caution: Payroll service providers need to enter their client’s
information for these fields.
Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form
W-3 (PR).
Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this
box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For
more information about Additional Medicare Tax, go to Questions
and Answers for the Additional Medicare Tax, available at IRS.gov/
ADMTfaqs.

Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3 (PR),
941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all
2026 Forms W-3 (PR) with their respective amounts from the yearly
totals of the quarterly Forms 941, or annual Forms 943, 944, and
Schedule H (Form 1040). When there are discrepancies between

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) filed
with the SSA and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form
1040) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the
discrepancies.

W-3C (PR) for each tax year, for each type of form, and for each kind
of payer. (The “3rd-party sick pay” indicator box doesn’t designate a
separate kind of payer or employer.) Make a copy of Form
W-3C (PR) for your records.

Caution: To reduce the discrepancies between amounts
reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR), and Forms
941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040):
• Be sure that the amounts on Form W-3 (PR) are the total amounts
from Form(s) 499R-2/W-2PR.
• Reconcile Form W-3 (PR) with your four quarterly Forms 941 (or
annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040)) by comparing
amounts reported for:
1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social
security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3 (PR) should include
Form 941 or Forms 943, 944, or Schedule H (Form 1040)
adjustments only for the current year. You can’t report the
current-year Form W-3 (PR) adjustments from Forms 941, 943, 944,
or Schedule H (Form 1040) that include adjustment amounts for a
prior year.
2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The
amounts shown on the four quarterly Forms 941 (or annual Form
943, Form 944, or Schedule H (Form 1040)), including current-year
adjustments, should be approximately twice the amounts shown on
Form W-3 (PR).

In the Changes section of Form W-3C (PR), total the amounts
from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that you
are sending.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941,
943, 944, or Schedule H (Form 1040) may not match for valid
reasons. If the amounts don’t match, you should verify that the
reasons are valid. Retain your reconciliation in case you receive
inquiries from the IRS or the SSA.

Special Situations for Form
W-3C (PR)
Correcting an incorrect tax year and/or EIN incorrectly reported on Form 499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR). To correct an
incorrect tax year and/or EIN on a previously submitted Form
499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR), you must prepare two sets of
Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR).
• Prepare one Form W-3C (PR) along with a Form 499R-2c/
W-2cPR for each affected employee. On Form W-3C (PR), enter the
incorrect tax year in box a, and the incorrect EIN originally reported
in box h. Enter in the “Previously reported” boxes, the money
amounts that were on the original Form 499R-2/W-2PR. In the
“Correct information” boxes, enter zeros.
• Prepare a second Form W-3C (PR) along with a second Form
499R-2c/W-2cPR for each affected employee. On Form W-3C (PR),
enter the correct tax year in box a and/or the correct EIN in box e.
Enter zeros in the “Previously reported” boxes, and enter the correct
money amounts in the “Correct information” boxes.
Correcting more than one kind of form. You must use a separate
Form W-3C (PR) for each type of form (Form 499R-2/W-2PR, Form
499R-2c/W-2cPR, or Form W-3 (PR)) being corrected. You must
also use a separate Form W-3C (PR) for each kind of payer/
employer combination in box f. If you’re correcting more than one
kind of form, group forms of the same kind of payer/employer
combination, and send them in separate groups.

Specific Instructions for Form
W-3C (PR)

Caution: Certain laws enacted in Puerto Rico that provide
exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply for
purposes of U.S. federal income tax nor for U.S. federal employment
taxes. These exemptions can’t be considered when completing U.S.
federal individual and employment tax returns.
Send Form W-3C (PR) with Form(s) 499R-2c/W-2cPR. Don’t
staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR to Form W-3C (PR) or to
each other, nor fold Form W-3C (PR). File a separate Form

Box a: Tax year being corrected. Enter all four digits of the tax
year of Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, or W-3 (PR) that
you’re correcting. For example, entering “2024” indicates that you’re
correcting 2024 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered -0- in box c
(see below), the SSA assumes that you’re only correcting Form
W-3 (PR).
Box b: Employer’s name, address, and ZIP code. This entry
should be the same as shown on your Form 941, Form 943, Form
944, or Schedule H (Form 1040). Include the suite, room, or other
unit number after the street address. If the post office doesn’t deliver
mail to the street address and you use a P.O. box, show the P.O. box
instead of the street address.
Tip: The IRS won’t use Form W-3C (PR) to update your address of
record. If you wish to change your address, file Form 8822, Change
of Address; or Form 8822-B, Change of Address or Responsible
Party — Business.
Box c: Total number of attached Forms 499R-2c/W-2cPR. Enter
the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with this Form
W-3C (PR); enter -0- if you’re only correcting a previously filed Form
W-3 (PR).
Box d: Establishment number. You may use this box to identify
separate establishments in your business. You may file a separate
Form W-3C (PR) with Forms 499R-2c/W-2cPR for each
establishment, or you may use a single Form W-3C (PR) for all
Forms 499R-2c/W-2cPR. You don’t have to complete this item; it’s
optional.
Box e: Employer identification number (EIN). Enter the correct
number assigned to you by the IRS in the following format:
00-0000000. See Regulations section 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and
301.6109-4(b)(2)(iv). Do not truncate your EIN. If you’re correcting
your EIN, enter the originally reported federal EIN you used in box h.
Box f: Kind of Payer. Check the box that applies to you. Check
only one box. If your previous Form W-3 (PR) was checked
incorrectly, report your prior incorrect payer type in the entry space in
box 8, “Explain decreases here.”
3rd-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick pay
payer (or an employer reporting sick pay payments made by a third
party) and are correcting Forms 499R-2/W-2PR. File a separate
Form W-3C (PR) for each payer/employer combination reporting
third-party sick pay on Form 499R-2c/W-2cPR.
941. Check this box if you file Form 941.
Household. Check this box if you’re a household employer
correcting Forms 499R-2/W-2PR for household employees and you
filed Schedule H (Form 1040). If you also have to correct forms of
employees who aren’t household employees, complete a separate
Form W-3C (PR).
943 Agriculture. Check this box if you file Form 943 and you’re
correcting forms for agricultural employees. For nonagricultural
employees, send Forms 499R-2c/W-2cPR with a separate Form
W-3C (PR).
944. Check this box if you file Form 944.
Medicare Govt. Employees. Check this box if you’re a
government employer in the United States or Puerto Rico with
employees subject only to Medicare taxes.
Section 218. Check this box if you’re an employer from the
government of Puerto Rico or a local government correcting 1986 or
earlier Forms 499R-2/W-2PR for employees covered under section
218 of the Social Security Act. The employer’s SSA number and
PRU (previously entered in box g) no longer have to be entered.
Section 218 employment is now reported under the federal EIN.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

13

Box g: For internal use only. This box has been reserved for
internal use only.
Boxes h and i. Make entries here only if the number on the original
form is incorrect. Your correct numbers should appear in boxes d
and e. Box j has been reserved for internal use only due to the
changes explained under Section 218 and Box g: For internal use
only above.
Boxes 1–7: Changes. Enter the totals from the corresponding
boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. The box numbers
on this form don’t match Form 499R-2c/W-2cPR. Complete only
the boxes that you’re correcting; leave the remaining boxes blank.
The information is entered as “Previously reported” and as “Correct
information,” following the entries on Form 499R-2c/W-2cPR. On any
line that shows a dollar change, if one of the amounts is zero,
enter -0-. Don’t leave it blank. You don’t need to include information
on box 3b. This box has been grayed out and reserved for future use.
Box 8: Explain decreases here. Give all reasons for any
decreases that appear in the third column. Also report here any
previous incorrect entry in box f, “Kind of Payer.” Enclose (but don’t
attach to Form W-3C (PR)) additional sheets explaining your
decreases, if necessary. Include your name and EIN on all additional
sheets.
Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for
the information on Form W-3 (PR) and W-3C (PR) to carry out the
Internal Revenue laws of the United States. You’re required to give
us the information. We need it to ensure that you’re complying with
these laws and to allow us to figure and collect the right amount of
tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and
tax statements to employees, the Social Security Administration, and
the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide
your employer identification number (EIN). If you fail to provide this
information in a timely manner, or provide false or fraudulent
information, you may be subject to penalties.

14

You’re not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as
required by section 6103. However, section 6103 allows or requires
the Internal Revenue Service to disclose or give the information
shown on your return to others as described in the Code. For
example, we may disclose your tax information to the Department of
Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the
District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use
in administering their tax laws. We may also disclose this information
to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to
enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement
and intelligence agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file Forms W-3 (PR) and
W-3C (PR) will vary depending on individual circumstances. The
estimated burden for employers filing Forms W-3 (PR) and
W-3C (PR) is approved under OMB control number 1545-0029 and
is included in the estimates shown in your employment tax return
instructions.
Comments. If you have comments concerning the accuracy of
the time estimates or suggestions for making these forms simpler,
we would be happy to hear from you. You can send us comments
through IRS.gov/FormComments. Or you can send your comments
to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications
Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC
20224. Don’t send Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR,
W-3 (PR), or W-3C (PR) to this address. Instead, see Where to file
paper forms, earlier.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

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Source: Frix Law Library, https://www.frixlaw.com/law-library/documents/agency%3Airs%3A68692ca89898c1dd. Public record. Not legal advice.